Pagi itu, ketika Anda bangun dari tidur, bagian punggung terasa sangat sakit. Anda tidak salah tidur, juga tidak kurang tidur. Rasa sakit di punggung tidak juga hilang bahkan setelah berhari-hari. Untuk berjaga-jaga, Anda pun menemui dokter langganan. Apa kira-kira yang akan dilakukan oleh dokter Anda? Apakah memberi obat? Memberi nasehat agar lebih sering olahraga? Atau malah meminta Anda menanda tangani persetujuan untuk operasi?

 

Tentu tidak. Dokter akan melakukan diagnosa awal. Dokter akan bertanya gejala yang terjadi, bagian yang sakit, mendengarkan bunyi detak jantung melalui stetoskop dan melakukan rontgen jika diperlukan. Setelah memperoleh informasi yang cukup, barulah dokter akan memberikan saran dan hipotesisnya.

 

Hal yang sama perlu dilakukan ketika Anda memulai aktivitas, inisiatif atau kegiatan baru di organisasi. Anda perlu melihat dan melakukan diagnosa awal ke organisasi agar solusi serta aktivitas yang dilakukan dapat tepat sasaran. Begitupun dalam implementasi Knowledge Management (KM). Anda tidak bisa menyusun strategi dan solusi untuk permasalahan bisnis menggunakan KM, kecuali telah melakukan KM Assessment.

 

Kesalahan ini yang terkadang banyak dilakukan oleh praktisi maupun konsultan di bidang KM. Strategi dibuat hanya mengacu ke penyelarasan dengan strategi bisnis organisasi. Ketika organisasi sedang fokus pada Peningkatan Kompetensi, maka KM langsung diarahkan ke aspek Learning and Development. Aktivitas yang dilakukan adalah melakukan pemetaan pengetahuan penting (Knowledge Mapping) di unit bisnis serta membentuk Community of Practice sebagai media pembantu Knowledge Sharing. Hasil diskusi di Community of Practice diharapkan dapat menjadi Best Practice yang dapat diakses melalui portal Learning di organisasi.

 

Salahkah strategi tersebut? Tidak, tetapi belum lengkap.

 

Dengan langsung memulai menerapkan strategi seperti diatas, ternyata muncul masalah yang luput diidentifikasi. Belum ada kejelasan peranan (roles) penanggung jawab pengetahuan penting atau biasa disebut Knowledge Champion. Akibatnya Community of Practice sukses berjalan. Tetapi topik diskusi tidak teratur, hasil diskusi tidak ada yang melakukan validasi, dan akhirnya tidak dapat digunakan sebagai materi untuk Best Practice di Portal Learning.

 

Bayangkan berapa banyak sumberdaya, waktu dan tenaga yang hilang karena kelalaian mengidentifikasi peran Knowledge Champion. Inilah yang terjadi ketika inisiatif KM dimulai tanpa assessment. Kalaui mengambil analogi sakit pinggang dan dokter maka yang akan terjadi adalah tindakan operasi yang ditawarkan oleh dokter tanpa melakukan diagnosa dan rontgen.

 

KM Assessment: Mengidentifikasi What’s Working dan What’s Missing

Apa sebenarnya tujuan utama KM Assessment? Mudah saja. Assessment bertujuan untuk menilai kondisi organisasi pada saat ini. Caranya dengan melihat apa saja yang sudah dilakukan dan berjalan (What’s Working), apa yang belum berjalan dan butuh perbaikan (What’s Missing), dimana hambatan dan kesenjangan terjadi (gaps) serta dimana kekuatan organisasi (strength).

 

Hasil akhir assessment akan memberikan gambaran dan pemetaan bagi organisasi terkait langkah langkah implementasi atau meningkatkan inisiatif KM. Assessment juga dapat digunakan untuk berbagai tujuan, diantaranya sebagai masukan untuk strategi KM, bagian dari proses peningkatan kinerja, perbandingan dengan industri sejenis (benchmarking), mengidentifikasi elemen yang belum berjalan (knowledge bottlenecks), serta acuan dalam menyusun KM secara lengkap.

 

Pelaksanaan assessment harus dilakukan secara terstruktur, terstandardisasi, serta dengan indikator yang jelas. Tujuannya ialah agar proses identifikasi dapat dilakukan secara lengkap serta jika memungkinkan, melakukan perbandingan dengan keadaan serupa di organisasi lainnya (benchmarking).

 

Tujuan yang tidak kalah penting lainnya ialah untuk memaksimalkan inisiatif dan aktivitas sharing yang mungkin tanpa disadari sudah ada di organisasi. Saya yakin, organisasi manapun pasti sudah melakukan aktivitas sharing dalam kegiatan sehari-harinya. Hanya saja, terkadang aktivitas tersebut terpisah-pisah atau tidak dilakukan secara lengkap. Dengan KM Assessment, organisasi dapat mengidentifikasi aktivitas yang dapat digunakan atau dibantu oleh KM agar dapat memberikan manfaat yang lebih besar lagi.

 

Model dan Indikator KM Assessment

Banyak model dan indikator yang digunakan untuk melakukan assessment. Saya sendiri memilih  menggunakan 5 aspek utama yang diturunkan dari konsep aliran pengetahuan Nonaka dan Takeuchi, yaitu SECI (Socialization Externalization Combination Internalization). Sebagai tambahan, digunakan juga aspek pengendalian (Governance) yang dibutuhkan untuk memastikan KM berjalan dengan konsisten dan memberikan manfaat berkelanjutan. Untuk memperjelas, 5 aspek utama tersebut  dijabarkan menjadi 15 indikator acuan untuk menilai kondisi organisasi saat ini.

:

Komunikasi (How tacit knowledge is communicated)

  1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait knowledge sharing misalnya Champion dan Facilitator untuk Community of Practice (CoP)
  2. Proses (Process) yang digunakan untuk knowledge sharing misalnya prosedur untuk memulai CoP dan Peer Assist
  3. Teknologi (Technology) yang digunakan untuk knowledge sharing, misalnya Facebook style systems, Expert directories

 

Dokumentasi (How knowledge is captured)

  1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait proses dokumentasi pengetahuan misalnya Knowledge Owner dan Ghost Writer
  2. Proses (Process) yang digunakan untuk dokumentasi pengetahuan, misalnya After Action Review dan Retrospect untuk tiap project
  3. Teknologi (Technology) yang digunakan untuk dokumentasi pengetahuan, misalnya Wiki dan Blog

 

Strukturisasi dan Sintesis (How explicit knowledge is structured)

  1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait pengelolaan dokumen pengetahuan, misalnya peran validator untuk hasil CoP dan dokumen pengetahuan
  2. Proses (Process) yang digunakan dalam pengelolaan dokumen pengetahuan, misalnya prosedur pelaksanaan validasi dan evaluasi hasil sharing
  3. Teknologi (Technology) yang digunakan dalam pengelolaan dokumen pengetahuan, misalnya kompilasi best practice, e-library

 

Akses (How explicit knowledge is accessed and reapplied)

  1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait pengelolaan akses ke pengetahuan, misalnya KM Desk Support
  2. Proses (Process) yang digunakan dalam pengelolaan akses ke pengetahuan, misalnya Prosedur Penggunaan Dokumen Pengetahuan
  3. Teknologi (Technology) yang digunakan dalam pengelolaan akses ke pengetahuan, misalnya Integrated Portal, RSS Feed

 

Pengendalian (Governance)

  1. Harapan dan Standar pengelolaan KM (corporate expectations for KM), misalnya KM Statement, Guidelines Principles
  2. Pengawasan dan Penilaian KM (Monitoring and Measurement), misalnya Performance Management, KPI  
  3. Dukungan yang diberikan oleh organisasi (Organization’s Support) misalnya KM Training, Top Management Support

 

KM Assessment adalah aktivitas wajib yang perlu Anda lakukan sebelum memulai implementasi KM. Assessment dapat dilakukan dalam skala organisasi keseluruhan ataupun bagian yang lebih kecil lagi seperti divisi atau department. Tulisan selanjutnya akan membahas bagaimana KM Assessment dilakukan. 

 


Lalu bagaimana dengan Anda? Apakah menurut Anda metode dan model KM Assessment diatas cocok bagi organisasi? Silahkan share pendapat Anda di sini

 

 

 

 

 

Beberapa waktu saya membaca buku dengan judul Free : The Future of Radical Price karangan Chris Anderson (tersedia dalam bahasa Indonesia oleh Gramedia). Ada satu potongan wawancara dari salah satu narasumber di buku tersebut yang menarik perhatian saya. Wawancara tersebut dilakukan kepada Josh Kopelman, owner Infonautics, sebuah perusahaan referensi dan riset online bagi para siswa. Singkatnya, Josh bercerita bagaimana bisnis ensiklopedia berubah dari bentuk ensiklopedia yang tebal dan mahal menjadi Wikipedia yang gratis dan mudah diakses.

 

“Pada saat memulai Infonautics, saya mendapat pelajaran berharga. Tahun 1991, ketika kami memulainya, pasar ensiklopedia merupakan industri dengan nilai sekitar 1,2 miliar dolar. Pemimpin pasarnya adalah Britannica dengan penjualan sekitar 650 juta dolar dimana mereka dipandang sebagai standar tertinggi dalam pasar ensiklopedia. World Book Encyclopedia ada di urutan kedua. Baik Britannica maupun World Book menjual ratusan ribu set ensiklopedia setahunnya dengan harga satuan lebih dari 1.000 dolar.

Tetapi pada tahun 1993, industri ini berubah secara permanen. Pada tahun itu, Microsoft meluncurkan Encarta dengan harga 99 dolar. Pada awalnya, Encarta dipandang remeh sebagai ensiklopedia yang dikemas ulang dalam bentuk CD tetapi Microsoft mengenali bahwa perubahan dalam teknologi dan biaya produksi memungkinkan mereka menggeser peta persaingan. Pada tahun 1996, penjualan Britannica telah jatuh menjadi 325 juta dolar atau sekitar separuhnya dibanding tahun 1991. Britannica juga telah memecat staf penjualannya yang terkenal dengan penjualan door to door nya. Pada tahun yang sama, penjualan Encarta meningkat menjadi 100 juta dolar. Dengan hadirnya Encarta dan model bisnisnya, pasar ensiklopedia pun menyusut dari 1,2 miliar dolar menjadi kurang dari 600 juta dolar.

Bagaimana Encarta melakukan hal ini (menyusutkan pangsa pasar dan menjadi pemenang)? Jawabannya adalah melalui  serangkaian inovasi dalam hal teknologi yang mendukungnya (CD ROM vs buku klasik), infrastruktur biaya (tim editorial internal  vs konten berlisensi), model distribusi (eceran di toko computer vs salesman door to door) dan model harga (99 dolar vs 1000 dolar).

Dan saat ini pangsa pasar ensiklopedia telah menyusut (jika belum bisa dikatakan hilang) dengan hadirnya Wikipedia. Melalui mekanisme gratisnya, Wikipedia telah memusnahkan pasar ensiklopedia, baik ensiklopedia cetak maupun CD-ROM. Pada tahun 2009, Microsoft menghentikan secara total pengembangan Encarta.”

 

Wikipedia: Organisasi yang mengubah Industri dengan Inovasi

Wikipedia memang tidak menghasilkan uang sama sekali tetapi bukan itu yang menjadi fokusnya. Yang menarik dibahas ialah bagaimana sebuah pangsa pasar yang sangat besar di Era Industri (Britannica) dan Era Informasi (Encarta) dapat dihancurkan oleh inovasi dan pola pikir yang baru di Era Pengetahuan (Wikipedia). Para kontributor Wikipedia berpendapat dengan saling berbagi (kolaborasi), mereka dapat mengembangkan pengetahuan lebih besar lagi. Tanpa disangka, pola pikir tersebut dapat menghancurkan bisnis banyak perusahaan besar sekelas Britannica dan Microsoft. FYI, visi awal Wikipedia ialah berbagi dan menyediakan pengetahuan bagi dunia

 

Insight lainnya ialah pada bagaimana Wikipedia menghancurkan pasar ensiklopedia. Jika melihat alasan mengapa Encarta dapat mengalahkan Britannica maka hal yang sama sesungguhnya terjadi ketika Wikipedia menghancurkan pasar ensiklopedia sekaligus mengalahkan Britannica dan Encarta. Berikut beberapa alasan tersebut:

 

Teknologi

Teknologi internet yang digunakan oleh Wikipedia memungkinkan seluruh orang mengakses informasinya. Sesuai dengan Hukum Kelimpahan (The Law of Abundance), suatu objek akan semakin berharga ketika tingkat kelangkaannya tinggi (scarcity) dan menjadi semakin tidak berharga ketika tersedia dalam jumlah banyak. Pada kasus ini, kelimpahan terjadi ketika semua orang yang memiliki akses internet dapat mengakses informasi sama dengan yang ditawarkan oleh Encarta dan Britannica. Yang terjadi ialah ensiklopedia yang awalnya berharga (informasi dan konten) menjadi tidak berharga  

 

Infrastruktur biaya

Britannica dan Encarta mengeluarkan biaya untuk menghasilkan kontennya (tim editorial internal dan konten berlisensi) tetapi Wikipedia  tidak perlu memerlukan biaya apapun karena kontributor berasal dari pakar di komunitas yang berbagi konten dengan sukarela.

 

Model distribusi

Untuk memasarkan produknya, Britannica dan Encarta memerlukan rantai distribusi. Jika Encarta melakukan efisiensi dengan mengubah salesman door to door menjadi penjualan di toko computer, maka Wikipedia melakukan hal yang jauh lebih ekstrim. Mereka memotong rantai distribusi hingga dapat mengakses semua penduduk bumi yang memiliki akses internet

 

Model harga

Harga pada akhirnya menjadi puncak kehancuran bisnis ensiklopedia. Dengan beban biaya yang hampir tidak ada (serta semangat kolaborasi), Wikipedia dapat dipasarkan secara gratis. Bandingkan dengan harga Britannica yang mencapai 1000 dolar serta Encarta yang 99 dolar. Dengan konten yang hampir sama, maka GRATIS adalah alasan utama mengapa bisnis ini musnah.

 

Selamat datang di Era Pengetahuan

Inilah kenyataan yang harus kita terima. Bisnis sebesar 1.2 milyar dolar dapat hilang begitu saja hanya dalam kurun waktu kurang dari dekade saja. Dulu, kamus Britannica menguasai hampir seluruh perpustakaan dan rak buku di rumah. Kini, pasar tersebut hampir tidak ada lagi. Hilang oleh inovasi dan keinginan untuk berbagi pengetahuan dari para kontributor Wikipedia.

Apakah kasus Britannica dan Encarta ini hanya berlaku untuk industri ensiklopedia saja? Sayangnya tidak. Industri buku dan percetakan pun mulai mengarah ke nasib yang sama. Tidak ada yang pernah mengira bahwa Borders, salah satu retail buku dan percetakan terbesar akan menutup usahanya pada akhir tahun 2012 lalu. Borders kalah bersaing dengan toko buku online, yang kini berubah menjadi toko serba ada online, Amazon.com.

 

Hal yang sama juga terlihat dari industri Personal Computer yang beberapa tahun ini nilai penjualannya dikalahkan oleh perangkat mobile. Keadaan ini juga sudah diramalkan oleh mendiang Steve Jobs. Beliau mengatakan tidak lama lagi Personal Computer akan berubah menjadi seperti truk. Di masa pertanian, truk adalah lambang kemakmuran seseorang. Semakin lama, ketika mobil pribadi mulai beragam, truk pun mulai ditinggalkan. Pasar truk tidak hilang, tetapi hanya sebagian kecil orang saja yang menggunakannya.

 

Siap atau tidak, industri dan bisnis akan terus berubah. Dan perubahan terjadi dengan sangat cepat. Informasi menjadi tidak lagi berharga. Sebaliknya, pengetahuan menjadi kunci utama memenangkan persaingan. Hanya dengan penguasaan terhadap pengetahuan penting serta inovasi yang terus berkembang, industri dapat bertahan. Inilah insight terakhir dari artikel ini. Pengetahuan dan inovasi bukan hanya berasal dari aset fisik atau dokumen saja, tetapi berkembang dalam interaksi para pekerja pengetahuan (knowledge worker).

 

Organisasi, baik profit maupun non profit perlu memastikan pengetahuan yang dimiliki oleh pekerja pengetahuan ini tetap berkembang dan bermanfaat. Bukan dengan mengikat pekerja dalam kontrak yang ketat atau memaksa mereka bekerja lembur. Pengelolaan pengetahuan dan pekerja pengetahuan harus dilakukan melalui mekanisme berbagi (sharing), pendokumentasian (capturing), pengorganisasian (organizing), serta pemberian akses yang memadai (accessing). Seluruh proses tersebut dikelola dengan pengedalian yang jelas dan sistematis (clear and systematical governance)

 

In the end, Knowledge Management is the answer to sustain business improvement.


Apa pendapat Anda tentang Brittanica, Encarta dan Wikipedia? Mungkinkah kasus yang sama terjadi pada bisnis perusahaan Anda? Silahkan sebarkan ide dan insight ini kepada rekan via Facebook, Twitter, dan social media lainnya. Happy sharing

Berbicara KM dengan Bahasa Bisnis

Thursday, 14 November 2013 22:32

Salah satu tantangan dalam implementasi KM di organisasi adalah mendapatkan buy in dari middle manager (supervisor, section head, assistant manager dsb). Peran middle manager menjadi penting karena bisnis sebenarnya dijalankan oleh mereka. Top management (Dept. Head, Direksi dsb), lebih banyak terlibat dalam urusan strategi sedangkan first line officer (engineer, marketing, finance dsb) sudah terlalu sibuk dengan operasional.

 
Middle manager juga target yang paling tepat jika Anda mulai mengenalkan KM. Mereka cukup mengerti detail di tingkat operasional sekaligus memiliki “helicopter view” yang memungkinkan melihat KM sebagai tools percepatan bisnis.
 
Ketika berbicara dengan middle manager, satu hal yang perlu disadari. Mereka tidak tertarik dengan KM. Mereka hanya tertarik jika KM dapat membantu bisnis dan pencapaian target.
 
Untuk itu, ketika berbicara dengan middle manager maka Anda perlu berbicara dengan bahasa bisnis, bukan dengan jargon KM. Berikut beberapa isu bisnis yang mungkin menarik perhatian middle manager:
 
 
  • Inovasi – menggabungkan pengetahuan dan best practice dari internal serta eksternal untuk menemukan cara baru dalam bekerja, produk baru, solusi baru serta potensi bisnis baru. Proses KM yang dapat digunakan diantaranya ialah Business Driven Action Learning
  • Kolaborasi – menggabungkan best practice dan metode dari berbagai divisi/bagian untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efektif. Sebagian besar best practice dan metode tersebut ada di internal tetapi terpisah pisah dan tersebar di seluruh organisasi. Solusi yang dapat ditawarkan adalah menggunakan Community of Practice
  • Pengetahuan bagi front line – tujuannya ialah agar para staf yang terlibat langsung dengan klien/customer mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan. Beberapa topik yang menjadi fokus adalah informasi produk, solusi yang lebih baik, closing the deal, serta customer engagement. Proses KM yang dapat diterapkan ialah Community of Practice dan Knowledge Base
  • Harmonisasi Cara Kerja – Variasi bekerja dalam sebuah bisnis yang stabil seringkali berdampak pada variasi hasil akhir. Selain buruk bagi citra perusahaan, pelanggan Anda tentu tidak akan mentolerir perbedaan layanan/produk. KM bisa membantu untuk membandingkan metode kerja yang beragam untuk kemudian memilih satu best practice dan melakukan standardisasi. Knowledge Exchange adalah salah satu solusinya
  • Belajar dari pengalaman – Tujuannya ialah memastikan kesalahan tidak diulang lagi pada pekerjaan berikutnya. Solusi yang paling tepat ialah Project Based Learning
  • Mencegah brain drain – People come and go. Jika talent Anda pergi (pensiun, pindah, rotasi jabatan), maka pengetahuan dan best practice juga ikut pergi. Untuk menghindarinya, Knowledge Retention adalah metode yang tepat
  • Percepatan proses belajar – Karyawan baru ataupun bisnis baru membutuhkan proses belajar yang cepat. Semakin cepat dan efisien proses belajar dilakukan, maka bisnis akan semakin cepat pula bisnis bisa berkembang. Percepatan proses belajar memerlukan kombinasi dari metode yang disebutkan sebelumnya

 

Mulailah implementasi KM Anda dengan menyelesaikan permasalahan bisnis para middle manager. Ketika permasalahan tersebut berhasil dibantu, maka secara tidak langsung Anda mendapatkan dua manfaat. Dukungan dari middle manager, serta Framework KM yang lengkap.
In need for awesomeness, request a quote or just say hello!
*Name:
*Email:
*Message:

Another Article