Setelah mengadakan public training KM Masterclass sebanyak dua kali, tim ITTC-Knoco Indonesia beberapa kali diundang oleh para KM Master (peserta training KM Masterclass) untuk melakukan kunjungan konsultasi (visit consulting). Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan saran serta review terhadap hasil inisiatif-inisiatif KM yang sudah dilakukan oleh para KM Master di perusahaannya.

 

Banyak hal menarik yang bisa didiskusikan dari kunjungan tersebut. KM Master yang menyampaikan hasil inisiatif KM, sebagian besar sudah melakukan beberapa kegiatan yang berkaitan dengan implementasi KM, seperti Knowledge Sharing, Community of Practice, pembuatan portal, dan lainnya. 

 

Pada umumnya, kegiatan KM yang dilakukan di perusahaan-perusahaan tempat KM Master bernaung belum terpola secara baik. Bahkan beberapa diantaranya belum memiliki blueprint/roadmap dan value proposition yang jelas tentang bagaimana agar implementasi KM dapat selaras dengan proses bisnis dan membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya.

 

Terlepas dari beragamnya tingkat kedewasaan (maturity level) dari masing-masing implementasi KM, semua KM Master setuju bahwa perusahaan perlu menilai diri sebelum melaksanakan aktifitas KM lainnya. Tujuannya ialah untuk mengetahui bagaimana kegiatan implementasi atau inisiatif KM yang sudah dilakukan di perusahaan, terutama untuk mengetahui apa yang sudah berjalan dan apa yang belum berjalan.  

 

Saran utama yang diberikan oleh tim ITTC – Knoco Indonesia ialah melakukan KM Assessment sebelum melangkah lebih jauh. Melalui KM Assessment, para KM Master dapat menilai kondisi perusahaan saat ini, sehingga dapat berfokus menguatkan komponen KM yang sudah baik serta melengkapi komponen yang belum ada.

 

Assessment dilakukan terhadap proses penyebaran pengetahuan (knowledge flow) dalam perusahaan dengan cara mengevaluasi 4 komponen utama aliran pengetahuan, yaitu Komunikasi, Dokumentasi, Pengelolaan dokumentasi, serta Akses dan Publikasi. Komponen lainnya ialah aspek Tata kelola (Governance) yang memastikan 4 komponen lainnya berjalan secara sistematis.

 

Data dan insight yang dibutuhkan untuk KM Assessment didapatkan dengan metode interview dan Focus Group Discussion (FGD). Interview dilakukan terhadap top level management terutama untuk mengetahui: apa visi/harapan dengan adanya kegiatan KM (management expectation); hasil seperti apa yang diharapkan, bagaimana cara mengukurnya (performance management); serta dukungan/fasilitas seperti apa yang perlu diberikan agar kegiatan KM berjalan dengan baik (support).

 

Focus Group Discussion (FGD) dilakukan untuk mengetahui sejauh apa pemahaman kesiapan karyawan dalam mengimplementasikan KM. Kegiatan FGD akan lebih efektif dan efisien jika pesertanya berasal dari lintas divisi dan tingkatan, karena hasil yang didapat akan lebih luas dan lebih dalam (wide and deep).

 

Hasil dari proses assessment kemudian diolah dan diberi ranking untuk memudahkan proses analisis lanjutan. KM Assessment juga akan memperlihatkan kesejangan (gap) dari 5 indikator utama antara keadaan yang terjadi saat ini terhadap apa yang seharusnya terjadi. Hasil ini juga dapat memperlihatkan kemungkinan resiko yang akan terjadi jika gap-gap yang ada tersebut tidak segera diminimalisir atau ditutupi.

 

Analisis adalah salah satu tahap penting dalam proses assessment. Hasil berupa gap tersebut kemudian dianalisis lagi untuk menentukan tindak lanjut, intervensi, prioritas dan aktivitas pendukungnya. Analisis juga dapat dilakukan untuk mengevaluasi framework lengkap KM yang sudah berjalan. Seperti kita tahu, salah satu kelemahan dari banyak inisiatif di perusahaan ialah tidak terintegrasi dengan aktifitas lain. Tanpa integrasi, manfaat KM akan sulit dirasakan dan cenderung tumpang tindih dengan aktifitas yang sudah ada.

 

Salah satu bentuk analisis ialah dengan melakukan perbandingan (benchmarking) dengan perusahaan lainnya. Benchmarking menjadi penting untuk melihat sejauh mana posisi perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Untuk analisis ini, KM Master umumnya meminta bantuan ITTC-Knoco Indonesia. Langkah ini dilakukan mengingat kelengkapan database dan best practice implementasi KM dari perusahaan-perusahaan yang menjadi klien Knoco Internasional.

 

Kini, setelah serangkaian kunjungan dan diskusi, para KM Master siap membudayakan KM di perusahaan masing-masing. Semoga passion dan semangat mereka tetap terjaga dalam perjalanan menerapkan KM. Seperti quotes yang menjadi penutup training KM Masterclass, “This is just the beginning. Keeping them is the name of the game”

 

 

 

Selasa, 25 Agustus 2015 adalah titik awal baru dari sejarah KM di Indonesia karena untuk pertama kalinya, dilaksanakan acara komunitas sharing dan best practice KM di Indonesia. KM Summit Indonesia mengangkat tema “Boosting Business Result through Knowledge Management”. Pemilihan tema berawal dari kegelisahan para anggota Knowledge Management Society Indonesia (KMSI) akan hambatan penerapan KM di organisasi, khususnya Indonesia. Salah satu hambatan yang muncul dari diskusi di salah satu acara KMSI tersebut adalah komitmen Top Management, kebijakan organisasi dan tingkat pemahaman tentang KM. Dari diskusi tersebut, muncul ide untuk memastikan hambatan tersebut teratasi dan dapat disebarluaskan ke seluruh praktisi KM di Indonesia. 

 

Berawal dari diskusi, ide dan kerja keras, akhirnya KM Summit Indonesia pertama ini dapat terselenggara. Bekerja sama dengan Knoco Indonesia, SBM-ITB, dan CKB4C, acara ini sukses terlaksana selama 3 hari yang dihadiri oleh 145 peserta dari berbagai kalangan professional, penyelenggara negara dan akademisi. Selama 2 hari, seluruh peserta berbagi pengalaman dan best practice dari organisasi publik dan swasta yang telah sukses menerapkan KM. Pada hari ke 3, peserta mengikuti sesi workshop yang secara khusus membahas implementasi KM secara berkesinambungan.

 

Hari Pertama
Acara secara resmi dibuka oleh Prof. Jann Hidayat, selaku President Director KMSI sekaligus Guru Besar SBM-ITB. Secara khusus, Prof. Jann menyebutkan tantangan-tantangan implementasi KM di Indonesia. Topik ini menjadi menarik karena Indonesia dengan budaya Timur-nya, memiliki tantangan budaya yang berbeda dengan negara-negara Barat lainnya. Salah satunya adalah tantangan dalam leadership.
 
 
 
Sesi selanjutnya adalah Keynote Speaker yang disampaikan oleh Nick Milton dari Knoco Ltd. Dalam presentasinya, Nick menekankan tentang posisi Inovasi dan KM di organisasi. Banyak praktisi yang salah memahami bahwa inovasi harus selalu menciptakan atau menemukan sesuatu. Padahal, inovasi pada hakikatnya ialah menggunakan pengetahuan dan pengalaman untuk meningkatkan kinerja. Atau dengan kata lain, belajar dari pengalaman yang merupakan inti dari KM.
 
 
Trilaksito Sunu dari PT. Pembangkit Jawa Bali (PJB) menjadi pembicara sesi selanjutnya dengan topik “Implementasi KM untuk Mendukung Strategi Bisnis Perusahaan”. Pada presentasinya, pembicara yang juga Direktur SDM dan Administrasi ini, menyampaikan bagaimana KM membantu salah satu tantangan PJB, yaitu pensiunnya para ahli dalam 5 tahun mendatang. Tercatat, 17 % karyawan akan pensiun dan beresiko hilangnya pengetahuan perusahaan. Sebagai solusinya, PT PJB melakukan knowledge retention programdengan mendokumentasikan pengalaman karyawan senior dan meningkatkan peran Community of Practice(CoP).
 
 
Pada sesi ketiga, topik yang diangkat adalah “Implementasi KM untuk Peningkatan Pelayanan Publik”. Kali ini, Nurdin Abdullah, Bupati dari Bantaeng menjadi pembicara utamanya. Hal yang menarik dari paparannya adalah tidak ada kata Knowledge Management yang muncul secara khusus. Akan tetapi, di seluruh presentasi Bupati yang telah menjabat untuk kedua kalinya ini, menunjukkan penerapkan prinsip KM dalam mengelola Kabupatennya. 
 
 
Hari Kedua
Hari kedua dimulai dengan sesi Seminar Panel dengan Topik “Proses dan Teknologi KM untuk Meningkatkan KInerja Organisasi”. Sebagai pembicara adalah Bagus Setiawan dari PT. PLN dan Aurik Gustomo dari SBM-ITB. Secara gamblang, Bagus menyampaikan rangkaian proses KM di PLN dan bagaimana teknologi berbasis ICT memastikan pengetahuan strategis diberikan kepada orang yang strategis dan menghasilkan keputusan strategis. Aurik secara khusus menyampaikan tentang bagaimana KM membantu SBM ITB dan Alumninya.
 
 
Sesi selanjutnya memfokuskan pada Peran People dalam Implementasi KM. Sebagai pembicara adalah Armand Hartono dari BCA dan Lakshmi Tobing dari Unilever. Sebagai Direktur BCA, Armand terlibat secara langsung untuk memastikan KM meningkatkan kompetensi karyawannya. Menurutnya, KM bukanlah strategi bisnis yang berdampak langsung terhadap bisnis, tetapi manfaatnya akan terasa dalam jangka panjang. Senada, Lakshmi juga menyampaikan tantangannya ketika awal mula menerapkan KM di Unilever, hingga akhirnya menjadi salah satu Pemenang MAKE Award Global, Asia dan Indonesia.
 
 
Pembicara sesi panel berikutnya adalah Priyantono Rudito dari Telkomsel dan Faisal Yusra dari Pertamina. Kedua pembicara menyampaikan topik tentang "Peran KM dalam Inovasi Perusahaan". Dalam presentasinya, Priyantono mengupas inovasi di industri telekomunikasi dan bagaimana KM membantu Telkomsel. Adapun Faisal Yusra menekankan pada mekanisme inovasi melalui Continuous Improvement Program (CIP) yang terbukti menghasilkan value creation terukur bagi Pertamina.
 
 
Pembicara selanjutnya adalah Irham Dilmy dari Komisi Aparatur Sipil Negara. Beliau secara khusus menekankan pada bagaimana Aparatur Sipil Negara secara sistematis dapat merubah budaya birokratis menjadi budaya pelayanan. Perubahan tersebut secara jelas terlihat dari upaya-upaya pemerintah melalui Reformasi Birokrasi dan Undang-Undang Aparatur Sipil Negara.
 
 
Kuntoro Mangkusubroto, mantan Ketua Badan Rekonstruksi dan Rehabilitasi Aceh-Nias (BRR Aceh Nias) menjadi pembicara di sesi selanjutnya. Profesor yang juga pernah menjabat sebagai Menteri Pertambangan dan Energi dan Ketua UKP4 (2009-2014) ini membawakan topik Inovasi di Pemerintahan: Studi Kasus Aceh dan Indonesia. Secara khusus beliau berbagi pengalaman dalam mengelola lebih dari 12.000 proyek di Aceh-Nias. Beliau juga membahas sinkronisasi antara kebijakan presiden, kementerian dan realisasinya selama di UKP4. Salah satu kesimpulan yang disampaikan ialah pentingnya KM, bukan untuk pengelolaan satu kementerian, tetapi juga antar kementerian agar mampu meningkatkan daya saing bangsa secara keseluruhan.
 
Hari Ketiga
Pada hari ketiga, Nick Milton, dari Knoco Ltd. membawakan sesi Workshop dengan topik “How to introduce Knowledge Management and make it stick”. Topik pertama yang disampaikan adalah Tahapan Implementasi KM yang dimulai dari Assessment. Sebagai latihan, Nick meminta seluruh peserta melakukan self assessmentterhadap kondisi organisasinya dan melakukan validasi self assessment tersebut dengan tools yang telah disediakan. Topik selanjutnya mendiskusikan tentang bagaimana menghubungkan antara Strategi Bisnis dengan Aktivitas KM. Peserta kembali diminta untuk ikut terlibat dengan mengisi lembar kerja Benefits Mapuntuk mengetahui bagaimana KM dapat membantu pencapaian strategi bisnis. Setelah coffee break, Nick membawakan topik ketiga, yaitu KM Framework. Pada topik ini dijelaskan tentang komponen KM yang harus tersedia dan bagaimana cara menyusunnya. Topik diskusi yang terakhir adalah tentang menanamkan (embedding) inisiatif KM dalam organisasi.
 
 
Piagam KM, Sebuah Komitmen
Pada akhir pelaksanaan, Prof. Jann mengajak seluruh peserta KM Summit untuk berkomitmen secara aktif menerapkan KM di organisasinya dan berbagi (sharing) pengalaman antar praktisi di Indonesia. Selain itu, seluruh peserta juga otomatis menjadi anggota KMSI dan berhak terlibat dalam kegiatan-kegiatan komunitas KM selanjutnya. Sebagai bentuk komitmen, seluruh peserta diminta menuliskan tanda tangannya di Piagam KM Jakarta. Tanda tangan inilah yang kemudian menjadi harapan bagi organisasi dan bangsa Indonesia untuk meningkatkan kinerja dan daya saingnya melalui KM dan para praktisinya.
 

 

 

 

 

Sampai jumpa di KM Summit selanjutnya! 

 

 

Knoco Indonesia kini hadir di Twitter

Saturday, 17 May 2014 21:05

Knoco Indonesia kini hadir di jejaring twitter. Follow kami di @Knoco_Indonesia 

Di @Knoco_indonesia, kami akan menampilkan:

  • Informasi-informasi seputar dunia KM terbaru;
  • Kultwitt mingguan
  • Best practices terkait penerapan KM;
  • Retweet (RT) info KM dari tokoh-tokoh KM dunia; dan
  • hal-hal terkait dunia KM lainnya.


Klik disini dan follow kami.

 

In need for awesomeness, request a quote or just say hello!
*Name:
*Email:
*Message:

Another Article