Pagi itu, ketika Anda bangun dari tidur, bagian punggung terasa sangat sakit. Anda tidak salah tidur, juga tidak kurang tidur. Rasa sakit di punggung tidak juga hilang bahkan setelah berhari-hari. Untuk berjaga-jaga, Anda pun menemui dokter langganan. Apa kira-kira yang akan dilakukan oleh dokter Anda? Apakah memberi obat? Memberi nasehat agar lebih sering olahraga? Atau malah meminta Anda menanda tangani persetujuan untuk operasi?

 

Tentu tidak. Dokter akan melakukan diagnosa awal. Dokter akan bertanya gejala yang terjadi, bagian yang sakit, mendengarkan bunyi detak jantung melalui stetoskop dan melakukan rontgen jika diperlukan. Setelah memperoleh informasi yang cukup, barulah dokter akan memberikan saran dan hipotesisnya.

 

Hal yang sama perlu dilakukan ketika Anda memulai aktivitas, inisiatif atau kegiatan baru di organisasi. Anda perlu melihat dan melakukan diagnosa awal ke organisasi agar solusi serta aktivitas yang dilakukan dapat tepat sasaran. Begitupun dalam implementasi Knowledge Management (KM). Anda tidak bisa menyusun strategi dan solusi untuk permasalahan bisnis menggunakan KM, kecuali telah melakukan KM Assessment.

 

Kesalahan ini yang terkadang banyak dilakukan oleh praktisi maupun konsultan di bidang KM. Strategi dibuat hanya mengacu ke penyelarasan dengan strategi bisnis organisasi. Ketika organisasi sedang fokus pada Peningkatan Kompetensi, maka KM langsung diarahkan ke aspek Learning and Development. Aktivitas yang dilakukan adalah melakukan pemetaan pengetahuan penting (Knowledge Mapping) di unit bisnis serta membentuk Community of Practice sebagai media pembantu Knowledge Sharing. Hasil diskusi di Community of Practice diharapkan dapat menjadi Best Practice yang dapat diakses melalui portal Learning di organisasi.

 

Salahkah strategi tersebut? Tidak, tetapi belum lengkap.

 

Dengan langsung memulai menerapkan strategi seperti diatas, ternyata muncul masalah yang luput diidentifikasi. Belum ada kejelasan peranan (roles) penanggung jawab pengetahuan penting atau biasa disebut Knowledge Champion. Akibatnya Community of Practice sukses berjalan. Tetapi topik diskusi tidak teratur, hasil diskusi tidak ada yang melakukan validasi, dan akhirnya tidak dapat digunakan sebagai materi untuk Best Practice di Portal Learning.

 

Bayangkan berapa banyak sumberdaya, waktu dan tenaga yang hilang karena kelalaian mengidentifikasi peran Knowledge Champion. Inilah yang terjadi ketika inisiatif KM dimulai tanpa assessment. Kalaui mengambil analogi sakit pinggang dan dokter maka yang akan terjadi adalah tindakan operasi yang ditawarkan oleh dokter tanpa melakukan diagnosa dan rontgen.

 

KM Assessment: Mengidentifikasi What’s Working dan What’s Missing

Apa sebenarnya tujuan utama KM Assessment? Mudah saja. Assessment bertujuan untuk menilai kondisi organisasi pada saat ini. Caranya dengan melihat apa saja yang sudah dilakukan dan berjalan (What’s Working), apa yang belum berjalan dan butuh perbaikan (What’s Missing), dimana hambatan dan kesenjangan terjadi (gaps) serta dimana kekuatan organisasi (strength).

 

Hasil akhir assessment akan memberikan gambaran dan pemetaan bagi organisasi terkait langkah langkah implementasi atau meningkatkan inisiatif KM. Assessment juga dapat digunakan untuk berbagai tujuan, diantaranya sebagai masukan untuk strategi KM, bagian dari proses peningkatan kinerja, perbandingan dengan industri sejenis (benchmarking), mengidentifikasi elemen yang belum berjalan (knowledge bottlenecks), serta acuan dalam menyusun KM secara lengkap.

 

Pelaksanaan assessment harus dilakukan secara terstruktur, terstandardisasi, serta dengan indikator yang jelas. Tujuannya ialah agar proses identifikasi dapat dilakukan secara lengkap serta jika memungkinkan, melakukan perbandingan dengan keadaan serupa di organisasi lainnya (benchmarking).

 

Tujuan yang tidak kalah penting lainnya ialah untuk memaksimalkan inisiatif dan aktivitas sharing yang mungkin tanpa disadari sudah ada di organisasi. Saya yakin, organisasi manapun pasti sudah melakukan aktivitas sharing dalam kegiatan sehari-harinya. Hanya saja, terkadang aktivitas tersebut terpisah-pisah atau tidak dilakukan secara lengkap. Dengan KM Assessment, organisasi dapat mengidentifikasi aktivitas yang dapat digunakan atau dibantu oleh KM agar dapat memberikan manfaat yang lebih besar lagi.

 

Model dan Indikator KM Assessment

Banyak model dan indikator yang digunakan untuk melakukan assessment. Saya sendiri memilih  menggunakan 5 aspek utama yang diturunkan dari konsep aliran pengetahuan Nonaka dan Takeuchi, yaitu SECI (Socialization Externalization Combination Internalization). Sebagai tambahan, digunakan juga aspek pengendalian (Governance) yang dibutuhkan untuk memastikan KM berjalan dengan konsisten dan memberikan manfaat berkelanjutan. Untuk memperjelas, 5 aspek utama tersebut  dijabarkan menjadi 15 indikator acuan untuk menilai kondisi organisasi saat ini.

:

Komunikasi (How tacit knowledge is communicated)

  1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait knowledge sharing misalnya Champion dan Facilitator untuk Community of Practice (CoP)
  2. Proses (Process) yang digunakan untuk knowledge sharing misalnya prosedur untuk memulai CoP dan Peer Assist
  3. Teknologi (Technology) yang digunakan untuk knowledge sharing, misalnya Facebook style systems, Expert directories

 

Dokumentasi (How knowledge is captured)

  1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait proses dokumentasi pengetahuan misalnya Knowledge Owner dan Ghost Writer
  2. Proses (Process) yang digunakan untuk dokumentasi pengetahuan, misalnya After Action Review dan Retrospect untuk tiap project
  3. Teknologi (Technology) yang digunakan untuk dokumentasi pengetahuan, misalnya Wiki dan Blog

 

Strukturisasi dan Sintesis (How explicit knowledge is structured)

  1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait pengelolaan dokumen pengetahuan, misalnya peran validator untuk hasil CoP dan dokumen pengetahuan
  2. Proses (Process) yang digunakan dalam pengelolaan dokumen pengetahuan, misalnya prosedur pelaksanaan validasi dan evaluasi hasil sharing
  3. Teknologi (Technology) yang digunakan dalam pengelolaan dokumen pengetahuan, misalnya kompilasi best practice, e-library

 

Akses (How explicit knowledge is accessed and reapplied)

  1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait pengelolaan akses ke pengetahuan, misalnya KM Desk Support
  2. Proses (Process) yang digunakan dalam pengelolaan akses ke pengetahuan, misalnya Prosedur Penggunaan Dokumen Pengetahuan
  3. Teknologi (Technology) yang digunakan dalam pengelolaan akses ke pengetahuan, misalnya Integrated Portal, RSS Feed

 

Pengendalian (Governance)

  1. Harapan dan Standar pengelolaan KM (corporate expectations for KM), misalnya KM Statement, Guidelines Principles
  2. Pengawasan dan Penilaian KM (Monitoring and Measurement), misalnya Performance Management, KPI  
  3. Dukungan yang diberikan oleh organisasi (Organization’s Support) misalnya KM Training, Top Management Support

 

KM Assessment adalah aktivitas wajib yang perlu Anda lakukan sebelum memulai implementasi KM. Assessment dapat dilakukan dalam skala organisasi keseluruhan ataupun bagian yang lebih kecil lagi seperti divisi atau department. Tulisan selanjutnya akan membahas bagaimana KM Assessment dilakukan. 

 


Lalu bagaimana dengan Anda? Apakah menurut Anda metode dan model KM Assessment diatas cocok bagi organisasi? Silahkan share pendapat Anda di sini

 

 

 

 

 

Knowledge Management (KM) telah diakui oleh sebagian besar perusahaan dan organisasi terkemuka di Indonesia dan dunia sebagai salah satu inisiatif yang mendukung bisnis. Sebut saja British Petroleum (BP) yang sukses dengan learning loop-nya, serta Buckman Labs dengan percepatan research and development-nya. Atau contoh local seperti Pertamina dengan Continuos Improvement Program (CIP)-nya serta Unilever dengan Community of Practice-nya.

 

Tetapi, bukti kesuksesan tersebut tidak berhenti sampai disitu. Ada banyak pertanyaan yang kemudian muncul, khususnya bagi organisasi yang akan memulai atau telah melakukan implementasi KM. Bagaimana posisi KM di organisasi? Sudah sejauh mana berhasil diimplementasi? Bagaimana tingkat kedewasaan (maturity level) KM yang sudah berjalan? Apa saja yang menjadi lesson learned dari implementasi KM?

 

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, Knoco Ltd. telah melakukan survey awal tentang Tingkat Kedewasaan (Maturity Level) KM selama satu tahun terakhir. Survey ini menjadi awalan dari survey KM Global yang dilakukan selama bulan April (silahkan mengikuti survey tersebut disini).

 

Survey KM Maturity menilai implementasi dan tingkat kedewasaan KM di organisasi dalam skala 1-5 untuk 10 indikator KM, yaitu:

 

  • Learning Before
  • Learning During
  • Learning After
  • Communities of practice (CoPs)
  • Ownership of Knowledge
  • KM roles
  • KM technologies
  • Behavior and culture
  • Governance
  • Business alignment

 

Berikut ini ringkasan hasil survey dalam bentuk grafik:

 

Apa insight yang bisa didapat dari hasil agregat diatas?

 

  • Hampir seluruh region responden telah cukup maju dalam mengimplementasikan KM. Terlihat dari nilai rata-rata yang lebih dari 3. Hanya responden dari region Afrika Selatan (South Africa) yang secara rata-rata dibawah 3. 
  • Secara umum, nilai yang paling tinggi dari keseluruhan indikator adalah Teknologi. Hasil ini memperlihatkan kita bahwa Teknologi tidak lagi menjadi isu penting bagi sebagian besar responden survey.
  • Indikator yang mendapat nilai tertinggi kedua adalah Culture and Behaviour (Budaya dan Kebiasaan). Hal ini menarik karena sejak dulu, budaya selalu menjadi kambing hitam dalam kegagalan implementasi KM. Pada kasus ini, hanya satu region responden (South Africa) yang menilai bahwa budaya dan kebiasaan masih menjadi isu serius (<2.5).

 

Insight dari hasil survey ini menimbulkan pertanyaan menarik lainnya. Berdasarkan pengalaman kami membantu organisasi menerapkan KM, Teknologi dan Budaya biasanya merupakan hasil akhir dari keseluruhan proses implementasi KM. Jika Teknologi dan Budaya memiliki nilai tertinggi, apa inidikator yang menghambat implementasi KM? Berikut ini tiga indikator dengan nilai terendah:

 

  • KM Roles (Peran/Tugas). Kurang jelasnya tugas dan tanggung jawab pelaksanaan KM menjadi salah satu masalah klasik yang juga terekam dalam survey ini. KM harus memiliki kejelasan tugas dan tanggung jawab. Tanpa peran dan tanggung jawab, KM akan menjadi tanggung jawab bersama. Seperti yang kita tahu, “tugas bersama” sama saja halnya dengan “bukan tugas saya”.
  • Business Alignment (Keselarasan dengan Bisnis). Tidak ada gunanya menerapkan KM jika tidak membantu bisnis. Kalimat itu yang selalu kami katakan kepada siapapun yang tertarik dengan inisiatif KM. Tanpa hubungan yang jelas dan terukur antara KM dengan tujuan bisnis, maka sebagus apapun strategi dan tools KM, organisasi tetap akan menganggapnya sebagai pemborosan. Pada akhirnya, tujuan KM adalah membantu bisnis. Jika tidak membantu bisnis, buat apa menerapkan KM?
  • Governance (Tata Kelola). Indikator tata kelola menjadi indikator paling rendah dan memiliki gap cukup jauh dari indikator lainnya. Sebagian besar responden hanya memberi nilai 2 bagi organisasi mereka. Hal ini sudah diduga sebelumnya. Sebagian besar organisasi yang menerapkan KM memulai inisiatifnya dengan bentuk sederhana dan pilot project seperti Community of Practice, After Action Review atau Peer Assist. Setelah terbukti memberikan manfaat, baru diperluas menjadi aktivitas atau tools lainnya. Pendekatan ini memang terbukti paling efektif, tetapi banyak organisasi melupakan aspek tata kelola dalam tahapannya. Tata kelola memberikan kepastian sekaligus panduan yang jelas bagi terciptanya budaya KM dengan 3 aspek utamanya, yaitu harapan yang jelas, reward and performace management, serta dukungan dari organisasi.

 

Pertanyaan lain yang mengemuka, apa yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mengatasi masalah ini? Jawabannya akan bervariasi. Semua tergantung pada kondisi dan kebutuhan organisasi. Saran kami, lakukan KM Assessment terhadap kondisi organisasi saat ini, kemudian tindak lanjuti gap yang ditemukan. Dengan pendekatan ini, Anda akan lebih fokus dan efisien dalam menentukan langkah selanjutnya.

 

Tertarik lebih lanjut tentang best practice dan guiding principle implementasi KM? Silahkan intip artikel berikut ini: 7 Tips Sukses Implementasi KM

KM Masterclass batch-2: We Are KM Masters!

Monday, 10 February 2014 15:29

Lebatnya hujan yang mengguyur Jakarta pagi itu tidak menyurutkan semangat peserta untuk mengikuti sesi training KM Masterclass batch 2. Sesi yang diadakan pada 5-7 Februari di JS Luwansa Hotel ini, diikuti oleh 22 orang peserta dari 10 perusahaan dan 1 organisasi nirlaba.

 

Sedikit berbeda dengan batch sebelumnya, instruktur kali ini bukan hanya Sapta Putra Yadi dan Iqbal Fajar saja. Turut serta juga Rayanti Binawan, perwakilan dari Knoco Benelux serta Luky, pakar IT untuk KM System. Keempat instruktur tersebut akan bergantian sharing serta memberikan insight tentang bagaimana Knowledge Management mendukung bisnis. 


"It's a comprehensive training on KM. If you want to implement or to induce KM in your business, then this class is the right place to go" - Retno Utaira, WWF 

Sesi dimulai dengan storytelling tentang fenomena Amazon, Kaskus, dan Starbucks yang mampu mengubah industri di bidangnya. Mereka sukses mengelola pengetahuan untuk memenangkan persaingan. Diskusi kemudian dilanjutkan dengan framework dan konsep dasar KM. Hal ini penting karena jika KM tidak dilaksanakan dengan lengkap maka manfaatnya tidak akan maksimal. Pada sesi ini, peserta juga mulai tertarik tentang aplikasi dan implementasi KM.

 

 

Masih di hari pertama, peserta berlomba membangun tower tertinggi dalam game Bird Island. Melalui game yang terstandardisasi internasional ini, peserta diajak untuk memahami pentingnya Learning Before, During, After dalam pekerjaan sehari-hari. Beberapa tower yang dibangun oleh peserta sukses berdiri dan beberapa lainnya harus tumbang oleh “angin topan” dan “gempa bumi”. 


 "Knoco Indonesia menjawab tanda tanya besar saya mengenai KM. Melalui training ini, Knoco Indonesia mempersiapkan landasan kuat bagi passion saya di KM untuk segera take off. This is really "something in it for me" - Cicilia Haryani, Djarum 


Sesi di hari kedua tidak kalah seru. Hampir seluruh peserta terlibat diskusi seru tentang penyusunan KM Strategy dan KM Assessment. Insight dari instruktur memberikan keyakinan peserta bahwa KM tidak selalu harus Community of Practice, sharing, atau IT System saja. Masih banyak metode KM lain seperti Knowledge Assets, Knowledge Retention atau Learning Cycle yang dapat digunakan. Semua tergantung bagaimana KM akan membantu bisnis (Value Proposition) serta hasil KM Assessment dari keadaan awal organisasi tersebut.

 

 

Serunya diskusi juga membuat salah seorang peserta berinisiatif sharing KM Strategy yang sudah dibuat oleh organisasinya. Peserta dan Instruktur pun diundang untuk terlibat memberikan masukan serta pertanyaan membangun. 


"Training ini sangat baik untuk membantu mencari ide dalam membangun KM karena dilengkapi dengan contoh-contoh penerapan di perusahaan lain serta tools KM secara komprehensif" - Endang Prastiwi, Bank UOB Indonesia  


Selesai dengan KM Strategy, peserta ditantang dengan game penuh makna lainnya, Marshmallow Challenge. Melalui game ini peserta diajak untuk menyadari pentingnya melakukan prototype dalam melakukan aktivitas. Dalam implementasi KM, prototype adalah pilot project yang menjadi kunci kesuksesan aktivitas selanjutnya.

 

Knowledge Mapping juga menjadi salah satu materi yang mencerahkan bagi peserta. Tools ini berguna bagi organisasi untuk menentukan pengetahuan kritikal yang harus dijaga dan dikelola. Pentingnya tools ini bahkan membuat beberapa peserta mengusulkan untuk menambah aspek dampak (impact) dalam tools Knowledge Mapping agar prioritas pengelolaan pengetahuan menjadi lebih terarah.

 

 

Hari ketiga training KM Masterclass berfokus pada salah satu tools KM, yaitu Community of Practice (CoP). Pada sesi ini, para instruktur tidak hanya memberikan materi tetapi juga melakukan role play sebuah CoP. Melalui metode ini, peserta mendapatkan pengalaman langsung memulai, menjalankan, serta mensukseskan CoP. Sesi KM System juga mendapat apresiasi tinggi dari peserta. Instruktur tamu yang berpengalaman dalam KM System mampu membuat kagum peserta dengan salah satu studi kasusnya. Bahkan, organisasi yang dijadikan studi kasus direncanakan akan menjadi salah satu tujuan studi banding oleh peserta.   


 "Training ini membahas A-Z tentang KM. Mulai dari memulai, menjaga, serta melakukan evaluasi efektivitas KM. Instrukturnya juga kompeten dan berpengalaman dalam implementasi KM di Indonesia dan di Internasional" - Dhiana Syamsiah, Inpex Corporation 


Training diakhiri dengan pembuatan Action Plan berupa KM project yang akan dilaksanakan di organisasi masing-masing. Tim konsultan Knoco Indonesia akan menindaklanjuti Action Plan ini dalam bentuk free consulting visit.

 

 

Sebagai salah satu apresiasi, peserta juga mendapatkan sertifikat KM Masterclass serta souvenir. Salah satu souvenir ialah sticker bertuliskan kalimat yang menjadi inspirasi sekaligus pemersatu komunitas KM enthusiast yang baru lahir ini. Proud to be KM Master.

 

Selamat kepada seluruh KM Master batch 2!

 

Berikut ini perusahaan dan organisasi yang ikut serta dalam KM Masterclass batch 2:

-          Djarum

-          Chevron Indonesia

-          BPJS Ketenagekerjaan (Jamsostek)

-          Angkasa Pura 2

-          TJB Power Services

-          Rekayasa Industri

-          Bank UOB Indonesia

-          WWF

-          Inpex Corporation

-          HCML 

-          Supraco Indonesia  

 

Tertarik dengan training ini? Silahkan menghubungi kami melalui form disamping atau tinggalkan komentar Anda di artikel ini.

In need for awesomeness, request a quote or just say hello!
*Name:
*Email:
*Message:

Another Article