You are here:Knowledge Center»Blog»Displaying items by tag: change management - Knoco Indonesia I Knowledge Management Consultant & Training

Berbicara tentang budaya perusahaan, tidak akan pernah habis ataupun terselesaikan. Selalu saja ada ruang untuk diskusi ataupun aplikasi yang selalu berkembang. Wajar saja, tiap perusahaan pasti memiliki karakter sendiri, entah itu kebiasaan karyawan, fokus organisasi, bentuk bisnis, ataupun kesadaran manajemen. Terlepas dari beragam pendapat maupun teori tentang budaya perusahaan, semua bisnis setuju bahwa budaya bekerja yang baik sangat dibutuhkan agar bisnis tetap langgeng.

 

Bagi KM, budaya merupakan aspek penting untuk mendukung proses transfer pengetahuan dan proses belajar. Budaya sharing misalnya merupakan modal awal untuk memulai Community of Practice (CoP). Dengan mengetahui bagaimana budaya perusahaan dalam belajar dan transfer pengetahuan, praktisi KM dapat mengembangkan strategi yang sesuai dan mudah diterima oleh anggota organisasi.

 

Apa sebenarnya definisi dari budaya? Dalam konteks organisasi, budaya adalah kebiasaan yang berkembang dan menjadi ciri khas atau trademark dari organisasi tersebut. Trademark yang dimaksud bukan slogan atau jargon yang tertulis dan diucapkan setiap pagi, tetapi terlihat dan terjadi baik secara sadar maupun tidak sadar. Artinya, budaya adalah kebiasaan yang dilakukan oleh sebagian besar individu di organisasi tersebut.

 

Budaya tepat waktu misalnya. Organisasi dikatakan memiliki budaya tepat waktu jika tiap individu atau sebagian besar individu selalu tepat waktu. Jika hanya sebagian kecil individu yang tepat waktu maka, sesungguhnya tidak ada budaya tepat waktu di organisasi tersebut. Sebaliknya, jika individu di organisasi selalu terlambat masuk kerja, budaya yang tepat adalah budaya terlambat. Tentu karena budaya adalah trademark bisnis, kita tidak ingin dikenal karena budaya negatif seperti terlambat atau bekerja asal-asalan. Muncullah pertanyaan inti dari artikel ini, bagaimana mengubah budaya yang terlanjur berkembang?

 

Budaya adalah kebiasaan individu-individu di organisasi. As simple as that. Mengubah budaya adalah mengubah kebiasaan individu. Permasalahannya, tidak semua orang ingin mengubah kebiasaan mereka. Memaksakan kebiasaan baru juga bukan pendekatan yang selalu disarankan. Banyak organisasi yang memaksa karyawannya mengubah kebiasaan lama dan gagal dalam implementasinya. Banyak penyebabnya, tetapi yang selalu muncul adalah karena individu sudah terlalu nyaman dengan keadaan saat ini.

 

Jika mengambil istilah Nick Milton, budaya dan kebiasaan seperti pasir hisap. Budaya yang sudah terbangun sangat melekat dan mampu memperbaiki diri sendiri. Budaya dapat berubah dan bertahan dari perubahan sama seperti pasir hisap yang akan menelan Anda hidup-hidup. Semakin Anda mengenalkan konsep dan aktivitas untuk membentuk budaya baru, semakin cepat terbenam oleh penolakan individu. Anda tidak bisa keluar dari pasir hisap dengan usaha setengah-setengah atau bergerak sembarangan. Itu hanya membuat Anda semakin cepat tenggelam. Begitupun dengan mengubah budaya organisasi. Anda perlu menyusun strategi, bergerak dengan fokus yang jelas serta melakukannya dengan disiplin.  

 

Berikut beberapa langkah yang dapat dijadikan panduan dalam mengenalkan kebiasaan baru tanpa tenggelam dalam budaya itu sendiri

 

Mulailah dengan Kesadaran

Kebiasaan tidak akan bisa dipaksakan. Semua bermula dari kesadaran individu untuk menjalankannya. Cara terbaik untuk memunculkan kesadaran tersebut adalah memastikan kebiasaan yang baru dapat membantu pekerjaan dan pencapaian individu, bukan sekedar menambah pekerjaan.

 

Gunakan data dan angka tentang sejauh mana kebiasaan baru tersebut membantu individu dan organisasi, misalnya penjualan meningkat 17% hasil dari kebiasaan mengirimkan Minutes of Meeting setelah pertemuan dengan klien. Atau penyelesaian project meningkat 10% karena kebiasaan diskusi melalui Community of Practice (CoP). Proses menyusun data, membuat contoh dan manfaat dari kebiasaan baru mungkin cukup melelahkan. Tapi proses tersebut adalah investasi terbesar Anda.

 

Laksanakan Pilot Project

Organisasi memiliki berbagai macam karakter individu. Itulah yang membuatnya menarik. Ada individu yang selalu terbuka pada perubahan dan mendukung inisiatif baru atau mereka yang terang-terangan menolak terlibat. Tapi fakta menyatakan bahwa sebagian populasi di organisasi adalah para pengikut (leecher), mereka yang berada di tengah-tengah. Tidak menolak tapi juga masih ragu untuk terlibat.  

 

Sasaran pertama dari pengenalan kebiasaan baru adalah mereka yang mendukung dan terbuka pada perubahan. Mulailah dengan mengidentifikasi unit kerja yang memiliki performa terbaik. Mereka yang sukses adalah yang terbuka dan cepat beradaptasi dengan perubahan. Unit kerja yang sukses juga memudahkan Anda untuk menjustifikasi manfaat dari kebiasaan baru tersebut. Pilot project juga memungkinkan Anda mengevaluasi dan memperbaiki pendekatan mengenalkan kebiasaan baru sebelum beranjak ke target selanjutnya, leecher serta wait and see people.

 

Kampanyekan kesuksesan dan manfaat

Tidak ada gunanya keberhasilan jika tidak didukung oleh publisitas yang sesuai. Bahkan, kesuksesan yang biasa-biasa saja akan menjadi besar jika Anda mampu menyajikan dengan menarik. Pastikan keberhasilan implementasi dan manfaat dari kebiasaan baru diketahui oleh seluruh perusahaan. Gunakan berbagai macam media yang tersedia seperti email blast, majalah perusahaan serta sosialisasi langsung.

 

Cara lain yang terbukti efektif adalah menggunakan pengaruh Senior Management. Mintalah secara khusus kepada Direksi untuk menyebarkan keberhasilan kebiasaan baru tersebut ketika mereka berbicara di forum-forum. Gunakan nama dan data yang jelas. Hal ini akan memberikan penghargaan bagi individu atau tim yang terlibat. Selain itu, pastikan kebiasaan tersebut benar-benar bermanfaat bagi individu karena “barang buruk” tidak akan pernah lama bertahan di pasar. Sehebat apapun cara menjualnya.

 

Berikan penghargaan yang ekslusif

Pengakuan adalah salah satu mengapa kita bekerja dan meniti karier. Ada kebanggaan ketika jerih payah dan kerja keras diapresiasi oleh manajemen. Begitupun dengan kebiasaan baru. Mereka yang lebih dahulu menjalankan kebiasaan tersebut berhak atas penghargaan ekslusif dari manajemen. Dalam memberikan penghargaan, hindari penggunaan insentif berbasis uang dan materi sebagai hadiah utama. Dalam jangka panjang, insentif uang akan menurunkan minat anggota organisasi karena kebiasaan akan diidentikkan dengan uang yang lebih banyak. Ketika uang hilang, maka hilang juga kebiasaan baru tersebut.

 

Gunakan penghargaan yang lebih inovatif dan fokus pada pengakuan individu atau tim. Contohnya adalah memberikan kesempatan makan malam dengan Direksi atau publikasi besar-besaran di majalah perusahaan. Apapun penghargaannya, jangan pernah lupakan bahwa motivasi dan pengakuan adalah insentif terbaik.

 

Lanjutkan perubahan

Hal yang jauh lebih penting ialah memastikan kebiasaan tersebut dilakukan oleh sebagian besar  anggota organisasi. Numbers do matters. Kebiasaan hanya akan jadi budaya jika dilakukan oleh banyak orang. Tanpa ada orang-orang yang ikut terlibat dan menjalankan kebiasaan baru Anda, kampanye dan slogan sebanyak apapun hanya menghamburkan budget perusahaan.

 

Setelah sukses dengan pilot project, tahap selanjutnya adalah memperluas ruang lingkup. Anda bisa memilih melanjutkan dengan pilot project lainnya atau mulai melakukan penerapan ke seluruh organisasi. Apapun pilihannya, pastikan sumber daya yang dimiliki cukup untuk keluar dari “pasir hisap” kebiasaan yang lama.

 


 

Final note:  Lakukan dengan Konsisten

Merubah budaya adalah perang panjang yang membutuhkan banyak sumberdaya. Anda akan berhadapan dengan para penantang yang menolak terang-terangan atau para pengikut yang cari aman. Tapi semua kerja keras tersebut ada harganya. Pada akhirnya, kebiasaan baru tersebut akan berubah menjadi brand baru bisnis Anda. Trademark positif yang menjadi modal untuk terus berkembang.

Kami yakin Anda memiliki pengalaman yang serupa. Kolom comment dibawah bisa menjadi media yang cocok untuk sharing pengalaman atau best practice Anda. Happy sharing

Ketika berbicara tentang kemampuan belajar yang cepat, maka kita tidak bisa lepas dari proses belajar itu sendiri. Perusahaan sebagai industri yang menjual nilai tambah, sudah sejak lama meyakini bahwa proses pembelajaran harus dilakukan dan terus dikembangkan.

 

Perusahaan yakin bahwa SDM sebagai intangible asset tidak dapat serta merta diperoleh atau diambil dari perusahaan lainnya. Proses pembelajaran harus dilakukan dan disesuaikan dengan kebutuhan dan tuntutan pasar. Keyakinan itu juga yang terlihat dari kuatnya inisiatif belajar yang dilakukan oleh perusahaan. Program training bagi pekerja baru, katalog kompetensi, assesment berkala, sertifikasi profesi, bahkan beberapa perusahaan telah lebih maju dengan membangun Corporate University.

 

Inisitif-inisiatif tersebut secara luas sudah diakui keberhasilan dan efeknya. Tetapi kini semua orang sadar akan hal tersebut. Semua pesaing sudah melakukannya. Lalu jika semua orang bisa melakukannya, di mana keunggulannya? Belum lagi masalah yang kerap muncul terkait budget yang terbatas. Knowledge Management mungkin bisa menjadi solusi untuk permasalahan ini.

 

Salah satu yang perlu diperhatikan dalam konsep pembelajaran di perusahaan ialah peningkatan kompetensi secara terstruktur. Training adalah salah satu bentuknya. Karyawan diwajibkan mengikuti training dan kelas-kelas agar dapat meningkatkan pemahamannya terhadap kompetensi yang dibutuhkan. Itu konsepnya. Tetapi faktanya, sebagian besar training hanya menambah informasi dan data, bukan pengetahuan.

 

Proses training kerapkali difokuskan pada kurikulum standar yang dapat didapatkan oleh semua orang dengan sedikit usaha dan tenaga. Ketika karyawan hanya menambah sesuatu yang umum, maka keunggulan yang diharapkan tidak terjadi. Inovasi hanya akan berfokus pada apa yang sudah dipelajari dan akhirnya keunggulan kompetitif tidak didapatkan.

 

Itu kelemahan pertama. Kelemahan lainnya dari sistem training ialah information overload. Karyawan kerapkali dijejali dengan serangkaian kebutuhan kompetensi dengan tujuan karyawan dapat mencapai standar tertentu. Karyawan juga didikte untuk belajar semua bidang dan dapat menyelesaikan berbagai macam tugas. Karena beberapa hal, biasanya waktu dan dana, karyawan malah tidak dapat menggunakan informasi dan hasil pembelajaran yang telah didapatkan.

 

Hal ini kemudian berdampak pada tidak efisiensinya proses pembelajaran. Informasi berharga yang telah susah payah diberikan menjadi sia-sia. Dana ratusan juta juga akhirnya terbuang sia-sia ketika karyawan dimutasi atau pindah kerja. Pada akhirnya ialah manajemen kemudian memutuskan mengurangi budget training karena tidak ada peningkatan dalam kinerja. Kasus yang sangat sering kita temui di banyak perusahaan Indonesia.

 

Information overload juga menjadi perhatian tersendiri. Perusahaan cenderung memandang informasi adalah hal yang baik padahal kenyataannya tidak selalu benar. Dengan era keterbukaan seperti sekarang, informasi bukan menjadi hal krusial lagi. Bagaimana mungkin bisa dikatakan krusial ketika semua orang bisa mendapatkannya? Untuk memenangkan persaingan, yang dibutuhkan ialah pengetahuan yang sesuai dan berdampak kritis bagi perusahaan.

 

Pengetahuan seperti dikatakan Einstein adalah Aksi. “Knowledge is action, everything else is just information”. Hanya informasi yang digunakan dan dijalankan untuk meningkatkan bisnis yang akan menjadi pengetahuan penting. Sisanya, hanya informasi. Inilah kelemahan sistem training yang ketiga. Proses pembelajaran tidak dapat menangkap pengetahuan yang benar-benar digunakan dan sudah terbukti berhasil.

 

Jika melihat kelemahan-kelemahan tersebut, apakah berarti kita harus berhenti melakukan training dan proses belajar? Tentu saja tidak! Belajar dan meningkatkan kompetensi adalah syarat jika ingin bertahan dalam bisnis. Bahkan dalam bisnis yang 100% mencontek apa yang perusahaan lain lakukan, kita masih membutuhkan kemampuan belajar. Saya tidak pernah mengatakan training adalah sesuatu yang harus dihindari, sebaliknya, training adalah syarat dasar untuk peningkatan kompetensi. Tetapi jika tujuannya ialah proses pembelajaran yang lebih cepat, lebih efektif dan lebih efisien dibandingkan pesaing kita, sayangnya, training saja tidak cukup.

 
Knowledge Managemet sebagai Alternatif Pembelajaran

Knowledge Management dapat melakukan apa yang training tidak dapat berikan. Seperti kita bahas sebelumnya, perusahaan seringkali terjebak dalam paradigma menambah kompetensi sesuai dengan kebutuhan atau kompetensi yang disyaratkan. Knowledge Management bergerak dalam pola pikir  yang berbeda.

 

Dimulai dari pendefinisian pengetahuan penting (important knowledge), perusahaan dapat mengidentifikasi pengetahuan kritis yang jika tdak dimiliki akan menyebabkan proses bisnis berhenti, setelah itu menurunkannya dalam topik atau kriteria-kriteria yang lebih mendasar untuk kemudian dialirkan ke seluruh organisasi. Tidak hanya itu, Knowledge Management juga mengidentifikasi siapa saja ahli dan karyawan yang memliliki pengetahuan tersebut sehingga perusahaan dapat memanfaatkan para ahli ini untuk memberikan kontribusi lebih dalam mengalirkan pengetahuan.

 

Yang menjadi menarik dari Knowledge Management ialah sifat alaminya yang fleksibel dan mementingkan manusia sebagai objek. Dengan pola pikir ini, pola training yang bersifat formal, terbatas dalam kelas dan satu arah dapat dihindari. Karyawan diajak turut terlibat dalam komunitas yang dapat berupa diskusi diskusi kecil atau kelompok-kelompok ahli yang suasananya dibuat santai (informal), menyenangkan (fun) tetapi tetap berfokus pada memberikan nilai tambah (value). Dengan ini, pengetahuan yang akan dialirkan bukan saja informasi-informasi umum atau kompetensi yang harus dipenuhi tetapi merupakan pengetahuan yang sudah dilaksanakan. Bisa berupa keberhasilan (best practices) ataupun kegagalan (lesson learnt).

 

Komunitas juga menjawab permasalahan information overload. Karyawan tidak lagi difokuskan untuk memiliki informasi, tetapi cukup mendalami satu atau dua kompetensi, dan lebih fokus untuk menjadikan dirinya lebih mudah diakses dan lebih banyak sharing dengan karyawan lainnya. Dengan fokus pada satu atau dua kompetensi, karyawan akan menjadi ahli dibidangnya dan bisa lebih meningkatkan keahlian melalui diskusi dan penyelesaian masalah di  lapangan dan dunia nyata. Kasus dan permasalahan yang diajukan oleh karyawan lain melalui knowledge sharing akan membuat pemahaman dan pola pikir karyawan ahli semakin meningkat.

 

Pendekatan knowledge sharing pada akhirnya juga akan menunjukkan dampak pada kebutuhan training itu sendiri. Mengingat urgensi training, perusahaan banyak menginvestasikan dana di sektor ini. Beberapa perusahaan besar bahkan menginvestasikan hingga 20% dari budgetpengembangan bisnis untuk kebutuhan training. Dengan knowledge sharing, perusahaan dapat berfokus pada melakukan training untuk karyawan tertentu dan memfokuskan sebagian dana lainnya untuk mengalirkan pengetahuan melalui mekanisme knowledge sharing.

 

Jika kita mau berhitung, biaya yang dibutuhkan untuk seorang karyawan mengambil suatu kompetensi, misalnya project management di salah satu vendor training ialah 3.5 juta. Jika ada kebutuhan untuk 100 orang saja maka dana yang dibutuhkan berkisar 350 juta. Melalui knowledge sharing, kita dapat memberikan training pada 20 orang saja dan menggunakan dana sisa untuk melaksanakan sharing 2 minggu sekali selama 2 jam setiap kali pertemuan dengan 20 karyawan ini sebagai nara sumbernya.

 

Selain itu juga kita juga bisa melakukan team up antara karyawan yang sudah mengikuti training dengan  karyawan lain yang belum mengikuti training. Kita juga bisa mengalihkan dana yang tersisa untuk menciptakan komunitas yang dapat dengan cepat memberikan respon bagi kesulitan karyawan lainnya melalui forum intranet atau social media.

 

Ini hanyalah contoh, aplikasinya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Knowledge Management bukanlah sesuatu yang kaku dan baku. Knowledge Management natural, fleksibel dan harus disesuaikan dengan arahan strategi bisnis perusahaan. Satu hal yang tidak boleh dilupakan. Apapun solusi, tools, atau metode yang digunakan, Knowledge Management harus membantu tercapainya bisnis dan target perusahaan. Tanpa dampak yang signifikan terhadap bisnis, Knowledge Management hanyalah sebuah tools lainnya yang nantinya akan menjadi sekedar pajangan dan jargon belaka.


* Tulisan ini diterbitkan di PortalHR.com dan ditulis oleh Tim Knoco Indonesia