You are here:Knowledge Center»Blog»Displaying items by tag: aplikasi - Knoco Indonesia I Knowledge Management Consultant & Training

7 Blog KM Aplikatif dan Mudah Dipahami

Monday, 23 December 2013 23:23

Salah satu pertanyaan yang sering kami dapatkan ketika selesai training atau presentasi di klien ialah, "dimana ya kalau saya mau cari bahan tentang KM di internet yang gratis tetapi aplikatif?" 

 
Pertanyaan ini wajar saja karena KM adalah ilmu yang relatif baru dibandingkan dengan cabang ilmu lainnya. Salah satu kelemahan ilmu baru seperti KM ialah sumber yang masih sedikit tersedia online. Selain itu, sumber atau referensi yang beredar, sebagian besar masih berupa konsep dan disajikan dengan bahasa yang sulit dimengerti. Hal ini juga yang menjadi perhatian kami. Website ini pun dibangun dengan semangat untuk memberikan sumber dan referensi ter update terkait KM dan aplikasi praktisnya.
 
Berikut ini beberapa sumber online yang kami rekomendasikan untuk praktisi KM maupun mereka yang sekedar tertarik dengan “binatang” bernama Knowledge Management:
 
Gurteen Knowledge Management Community
Ini adalah salah satu sumber utama untuk bertanya dan mendapatkan insight tentang KM. Sejak awal, David Gurteen sudah lebih dulu terkenal dengan Knowledge Café nya. Melalui websitenya, Gurteen menjadi pioneer sebagai portal KM bagi KMers di seluruh dunia. Salah satu bagian yang membuatnya menarik ialah Gurteen Knowledge Management Community yang dibuat di LinkedIn. Hampir seluruh pakar KM dunia secara konsisten terlibat diskusi di forum ini. FYI, Anda harus menjadi member LinkedIn jika ingin terlibat diskusi di sini.
 
Link Website: http://gurteen.com/
 
 
Nick Milton
Jika Anda ingin mencari blog yang paling banyak membahas tentang aplikasi KM, maka blog ini adalah rekomendasi pertama kami. Tulisan dan artikel miliknya sangat lengkap, aplikatif, dan paling penting, selalu di update hampir setiap hari. Terlepas dari Nick adalah rekan kami di Knoco Ltd., track record nya di dunia KM sangat meyakinkan. Nick adalah salah satu individu yang mensukseskan BP menjadi perusahaan dengan budaya KM yang sangat kuat. Blog ini bahkan menjadi acuan kami dalam membuat artikel di website ini.
 
 
 
Anecdote
Blog ini menjadi menarik karena fokus mereka. Story telling. Seperti kita tahu, teknik story telling sudah menjadi teknik favorit untuk melakukan sosialisasi dan campaign KM. Blog ini menyajikan insight dan teknik-teknik menarik tentang story telling dan aplikasi praktisnya. Walaupun berfokus pada KM, tetapi materi story telling yang disajikan sangat beragam dari leadership hingga personal development
 
 
 
Chris Collison
Nama Chris sudah sangat terkenal di dunia KM. Buku Learning to Fly karangannya, menjadi acuan implementasi KM di banyak perusahaan. Aktif sebagai konsultan KM, Chris secara aktif menulis pengalaman dan wisdom nya melalui blog dan forum. Tulisan Chris menjadi favorit seperti bukunya, sederhana namun aplikatif. FYI, Chris juga anggota KM team bersama Nick di BP.
 
 
 
Roan Yong
Blog ini dikelola oleh Roan Yong, praktisi KM dari Singapura yang juga bekerja di salah satu public sector. Blog miliknya cukup beragam, tidak selalu tentang KM tetapi juga membahas social collaboration dan innovation. Satu yang menarik dari Roan Yong ialah free e-book miliknya yang membahas Social Collaboration dengan sangat mudah dan aplikatif.
 
 
 
Nancy Dixon
Conversation MattersTag line tersebut menjadi inti dari blog ini. Nancy fokus pada metode paling sederhana (dan paling aplikatif) dalam KM, yaitu percakapan. Walaupun blog miliknya sangat sederhana, tetapi tidak kualitas artikelnya. Selain selalu bercerita tentang teknik conversation, tulisannya juga menyajikan teknik implementasi KM dan insight menarik.
  
 
 
Iqbal Fajar
Iqbal adalah konsultan di Knoco Indonesia dan kontributor utama di website ini. Aktif di dunia KM Indonesia sejak 5 tahun yang lalu, Iqbal mulai banyak menulis artikel dan insgiht tentang KM melalui blognya, NgobrolKM. Kelebihan utama dari blog ini ialah penggunaan bahasa Indonesia dan update yang reguler. Banyak tulisan di website ini juga merupakan versi remake dari blognya. Salah satu yang menarik dari blognya ialah Online Library. Fitur tersebut merupakan repository ebook tentang KM dan Social Network Analysis yang dibagikan secara gratis. 
 

 

 

 

 

Salah satu quote terkenal dari Albert Einstein tentang kegilaan adalah “melakukan hal yang sama berulang kali dan mengharapkan hasil yang berbeda”. Pada kenyataannya, analisis tentang kinerja organisasi menunjukkan hasil yang berbeda. Organisasi, baik berorientasi profit maupun nirlaba selalu mengulang kesalahan mereka. Salah satu analisis menarik tentang pengulangan kesalahan ini dijelaskan oleh salah satu rekan kami di Knoco Internasional, Rupert Lescott melalui serangkaian artikel di blognya.

 

Analisis tersebut memperlihatkan bahwa organisasi selalu mengulang beberapa kesalahan yang dapat berdampak pada terganggunya kinerja.

 

Jika mengacu pada quote Albert Einstein, muncul pertanyaan menarik. Apakah organisasi sudah “gila”? Atau ada faktor lain yang menyebabkan kesalahan terus berulang?

 

Faktor lain tersebut mungkin saja sesuai dengan paradigma yang disampaikan oleh Farnam Street dalam blognya, “Ini kasus yang berbeda”. Menurut artikel tersebut, frasa “ini kasus yang berbeda” mungkin kalimat paling merugikan yang pernah diucapkan (most costly words ever spoken).

 

Bagaimana bisa?

 

Kata tersebut secara tidak langsung membawa kita untuk mengambil kesimpulan bahwa kasus atau pengalaman yang sudah terjadi tidak bisa digunakan untuk menyelesaikan masalah kita. Ketika melihat studi kasus, pengalaman atau pelajaran dari kesalahan masa lalu, kita cenderung melihat perbedaan yang terjadi antara pengalaman dengan kebutuhan saat ini. Kita terlalu fokus pada perbedaan daripada mencari persamaan atau pelajaran dari kasus masa lalu.

 

Mengapa kita terlalu berfokus pada perbedaan?

 

Salah satu alasannya adalah karena organisasi secara tidak langsung menganggap perbedaan lebih baik dari persamaan. Berbeda selalu identik dengan baru dan perubahan. Kepala Divisi akan menegur stafnya jika program yang diajukan itu-itu saja, Direktur akan protes jika target pendapatan hanya mengikuti tahun lalu serta banyak kasus lainnya.

 

Dalam beberapa keadaan, perbedaan memang bagus. Tetapi apa gunanya melakukan hal yang berbeda jika kesalahan yang sudah pernah terjadi tidak pernah diperbaiki? Apa manfaatnya melakukan hal berbeda tetapi justru melupakan best practice yang sudah terbukti?

 

Pada kenyataannya, hampir sebagian besar penyebab utama (root cause) dari permasalahan dan kesalahan yang dilakukan oleh organisasi tidak jauh berbeda. Yang menjadikannya terlihat berbeda ialah karena terkadang kita salah menilai penyebab utama masalah tersebut. Kita cenderung menilai penyebab masalah yang terlihat adalah penyebab utamanya. Padahal penyebab masalah tersebut mungkin saja hanya indikasi, bukan sumber utamanya.

 

Lalu apa yang harus dilakukan?

 

Daripada memulai segala sesuatu dengan hal yang berbeda dan membuat dari dasar, mulailah melihat lebih jauh pengalaman yang sudah ada. Tinggalkan paradigma “ini kasus yang berbeda” dan ganti dengan “ini kasus yang sama”. Lakukan analisis mendalam terhadap pengalaman dan kesalahan yang pernah terjadi sebelum memulai pekerjaan. Pastikan penyebab masalah yang sebenarnya. Setelah insight, best practice dan lesson learned didapatkan, maka barulah mulai merencanakan aktivitas Anda.

 

Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menemukan penyebab masalah utama ialah Root Cause Analysis (RCA).  Ada beberapa teknik RCA tetapi yang paling umum dan aplikatif ialah metode “5 Whys (5 Mengapa). Aplikasinya ialah dengan cara menanyakan “Mengapa?” hingga didapatkan penyebab masalah utama yang dapat diperbaiki untuk meningkatkan performa. Berdasarkan pengalaman, proses ini mungkin dapat menyebabkan beberapa orang tidak nyaman. Tetapi seringkali ketidaknyamanan tersebut justru memberikan bukti bahwa masalah sebenarnya belum teridentifikasi.

 

Di Knoco, selain menggunakan RCA, kami mengubah paradigma “ini kasus yang berbeda” melalui Peer Assist. Melalui metode ini, setiap pekerjaan atau aktivitas strategis harus melakukan review dengan pekerjaan lain yang serupa dan pernah dilakukan sebelumnya. Tim atau individu yang akan memulai pekerjaan akan mengundang tim lain yang pernah melakukan pekerjaan serupa. Secara terbuka, tim yang sudah berpengalaman akan memberikan pengalaman dan pelajaran dari pekerjaan mereka.

 

Jika Anda memulai dengan paradigma “ini kasus yang sama”, maka Anda akan menemukan fenomena baru. “ini pernah kita kerjakan sebelumnya”; “metode ini pernah kita gunakan di pekerjaan lainnya”; “kita pernah gagal menggunakan metode ini” serta fenomena persamaan lainnya. Ketika paradigma telah berubah, maka organisasi Anda juga akan terhindar dari kegilaan yang didefinisikan oleh Albert Einstein 

 


 

Bagaimana menurut Anda? Apakah paradigma "ini kasus yang berbeda" juga menghambat kinerja dan proses belajar organisasi Anda? Silahkan memberikan pendapat melalui kolom Comments dibawah. Jangan lupa sebarkan juga artikel ini ke jaringan professional. Happy Sharing.

 

Setelah mengadakan public training KM Masterclass sebanyak dua kali, tim ITTC-Knoco Indonesia beberapa kali diundang oleh para KM Master (peserta training KM Masterclass) untuk melakukan kunjungan konsultasi (visit consulting). Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan saran serta review terhadap hasil inisiatif-inisiatif KM yang sudah dilakukan oleh para KM Master di perusahaannya.

 

Banyak hal menarik yang bisa didiskusikan dari kunjungan tersebut. KM Master yang menyampaikan hasil inisiatif KM, sebagian besar sudah melakukan beberapa kegiatan yang berkaitan dengan implementasi KM, seperti Knowledge Sharing, Community of Practice, pembuatan portal, dan lainnya. 

 

Pada umumnya, kegiatan KM yang dilakukan di perusahaan-perusahaan tempat KM Master bernaung belum terpola secara baik. Bahkan beberapa diantaranya belum memiliki blueprint/roadmap dan value proposition yang jelas tentang bagaimana agar implementasi KM dapat selaras dengan proses bisnis dan membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya.

 

Terlepas dari beragamnya tingkat kedewasaan (maturity level) dari masing-masing implementasi KM, semua KM Master setuju bahwa perusahaan perlu menilai diri sebelum melaksanakan aktifitas KM lainnya. Tujuannya ialah untuk mengetahui bagaimana kegiatan implementasi atau inisiatif KM yang sudah dilakukan di perusahaan, terutama untuk mengetahui apa yang sudah berjalan dan apa yang belum berjalan.  

 

Saran utama yang diberikan oleh tim ITTC – Knoco Indonesia ialah melakukan KM Assessment sebelum melangkah lebih jauh. Melalui KM Assessment, para KM Master dapat menilai kondisi perusahaan saat ini, sehingga dapat berfokus menguatkan komponen KM yang sudah baik serta melengkapi komponen yang belum ada.

 

Assessment dilakukan terhadap proses penyebaran pengetahuan (knowledge flow) dalam perusahaan dengan cara mengevaluasi 4 komponen utama aliran pengetahuan, yaitu Komunikasi, Dokumentasi, Pengelolaan dokumentasi, serta Akses dan Publikasi. Komponen lainnya ialah aspek Tata kelola (Governance) yang memastikan 4 komponen lainnya berjalan secara sistematis.

 

Data dan insight yang dibutuhkan untuk KM Assessment didapatkan dengan metode interview dan Focus Group Discussion (FGD). Interview dilakukan terhadap top level management terutama untuk mengetahui: apa visi/harapan dengan adanya kegiatan KM (management expectation); hasil seperti apa yang diharapkan, bagaimana cara mengukurnya (performance management); serta dukungan/fasilitas seperti apa yang perlu diberikan agar kegiatan KM berjalan dengan baik (support).

 

Focus Group Discussion (FGD) dilakukan untuk mengetahui sejauh apa pemahaman kesiapan karyawan dalam mengimplementasikan KM. Kegiatan FGD akan lebih efektif dan efisien jika pesertanya berasal dari lintas divisi dan tingkatan, karena hasil yang didapat akan lebih luas dan lebih dalam (wide and deep).

 

Hasil dari proses assessment kemudian diolah dan diberi ranking untuk memudahkan proses analisis lanjutan. KM Assessment juga akan memperlihatkan kesejangan (gap) dari 5 indikator utama antara keadaan yang terjadi saat ini terhadap apa yang seharusnya terjadi. Hasil ini juga dapat memperlihatkan kemungkinan resiko yang akan terjadi jika gap-gap yang ada tersebut tidak segera diminimalisir atau ditutupi.

 

Analisis adalah salah satu tahap penting dalam proses assessment. Hasil berupa gap tersebut kemudian dianalisis lagi untuk menentukan tindak lanjut, intervensi, prioritas dan aktivitas pendukungnya. Analisis juga dapat dilakukan untuk mengevaluasi framework lengkap KM yang sudah berjalan. Seperti kita tahu, salah satu kelemahan dari banyak inisiatif di perusahaan ialah tidak terintegrasi dengan aktifitas lain. Tanpa integrasi, manfaat KM akan sulit dirasakan dan cenderung tumpang tindih dengan aktifitas yang sudah ada.

 

Salah satu bentuk analisis ialah dengan melakukan perbandingan (benchmarking) dengan perusahaan lainnya. Benchmarking menjadi penting untuk melihat sejauh mana posisi perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Untuk analisis ini, KM Master umumnya meminta bantuan ITTC-Knoco Indonesia. Langkah ini dilakukan mengingat kelengkapan database dan best practice implementasi KM dari perusahaan-perusahaan yang menjadi klien Knoco Internasional.

 

Kini, setelah serangkaian kunjungan dan diskusi, para KM Master siap membudayakan KM di perusahaan masing-masing. Semoga passion dan semangat mereka tetap terjaga dalam perjalanan menerapkan KM. Seperti quotes yang menjadi penutup training KM Masterclass, “This is just the beginning. Keeping them is the name of the game”