You are here:Knowledge Center»Blog»Teknologi dan Budaya: Insight dari Knoco KM Maturity Survey

Teknologi dan Budaya: Insight dari Knoco KM Maturity Survey

Knowledge Management (KM) telah diakui oleh sebagian besar perusahaan dan organisasi terkemuka di Indonesia dan dunia sebagai salah satu inisiatif yang mendukung bisnis. Sebut saja British Petroleum (BP) yang sukses dengan learning loop-nya, serta Buckman Labs dengan percepatan research and development-nya. Atau contoh local seperti Pertamina dengan Continuos Improvement Program (CIP)-nya serta Unilever dengan Community of Practice-nya.

 

Tetapi, bukti kesuksesan tersebut tidak berhenti sampai disitu. Ada banyak pertanyaan yang kemudian muncul, khususnya bagi organisasi yang akan memulai atau telah melakukan implementasi KM. Bagaimana posisi KM di organisasi? Sudah sejauh mana berhasil diimplementasi? Bagaimana tingkat kedewasaan (maturity level) KM yang sudah berjalan? Apa saja yang menjadi lesson learned dari implementasi KM?

 

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, Knoco Ltd. telah melakukan survey awal tentang Tingkat Kedewasaan (Maturity Level) KM selama satu tahun terakhir. Survey ini menjadi awalan dari survey KM Global yang dilakukan selama bulan April (silahkan mengikuti survey tersebut disini).

 

Survey KM Maturity menilai implementasi dan tingkat kedewasaan KM di organisasi dalam skala 1-5 untuk 10 indikator KM, yaitu:

 

  • Learning Before
  • Learning During
  • Learning After
  • Communities of practice (CoPs)
  • Ownership of Knowledge
  • KM roles
  • KM technologies
  • Behavior and culture
  • Governance
  • Business alignment

 

Berikut ini ringkasan hasil survey dalam bentuk grafik:

 

Apa insight yang bisa didapat dari hasil agregat diatas?

 

  • Hampir seluruh region responden telah cukup maju dalam mengimplementasikan KM. Terlihat dari nilai rata-rata yang lebih dari 3. Hanya responden dari region Afrika Selatan (South Africa) yang secara rata-rata dibawah 3. 
  • Secara umum, nilai yang paling tinggi dari keseluruhan indikator adalah Teknologi. Hasil ini memperlihatkan kita bahwa Teknologi tidak lagi menjadi isu penting bagi sebagian besar responden survey.
  • Indikator yang mendapat nilai tertinggi kedua adalah Culture and Behaviour (Budaya dan Kebiasaan). Hal ini menarik karena sejak dulu, budaya selalu menjadi kambing hitam dalam kegagalan implementasi KM. Pada kasus ini, hanya satu region responden (South Africa) yang menilai bahwa budaya dan kebiasaan masih menjadi isu serius (<2.5).

 

Insight dari hasil survey ini menimbulkan pertanyaan menarik lainnya. Berdasarkan pengalaman kami membantu organisasi menerapkan KM, Teknologi dan Budaya biasanya merupakan hasil akhir dari keseluruhan proses implementasi KM. Jika Teknologi dan Budaya memiliki nilai tertinggi, apa inidikator yang menghambat implementasi KM? Berikut ini tiga indikator dengan nilai terendah:

 

  • KM Roles (Peran/Tugas). Kurang jelasnya tugas dan tanggung jawab pelaksanaan KM menjadi salah satu masalah klasik yang juga terekam dalam survey ini. KM harus memiliki kejelasan tugas dan tanggung jawab. Tanpa peran dan tanggung jawab, KM akan menjadi tanggung jawab bersama. Seperti yang kita tahu, “tugas bersama” sama saja halnya dengan “bukan tugas saya”.
  • Business Alignment (Keselarasan dengan Bisnis). Tidak ada gunanya menerapkan KM jika tidak membantu bisnis. Kalimat itu yang selalu kami katakan kepada siapapun yang tertarik dengan inisiatif KM. Tanpa hubungan yang jelas dan terukur antara KM dengan tujuan bisnis, maka sebagus apapun strategi dan tools KM, organisasi tetap akan menganggapnya sebagai pemborosan. Pada akhirnya, tujuan KM adalah membantu bisnis. Jika tidak membantu bisnis, buat apa menerapkan KM?
  • Governance (Tata Kelola). Indikator tata kelola menjadi indikator paling rendah dan memiliki gap cukup jauh dari indikator lainnya. Sebagian besar responden hanya memberi nilai 2 bagi organisasi mereka. Hal ini sudah diduga sebelumnya. Sebagian besar organisasi yang menerapkan KM memulai inisiatifnya dengan bentuk sederhana dan pilot project seperti Community of Practice, After Action Review atau Peer Assist. Setelah terbukti memberikan manfaat, baru diperluas menjadi aktivitas atau tools lainnya. Pendekatan ini memang terbukti paling efektif, tetapi banyak organisasi melupakan aspek tata kelola dalam tahapannya. Tata kelola memberikan kepastian sekaligus panduan yang jelas bagi terciptanya budaya KM dengan 3 aspek utamanya, yaitu harapan yang jelas, reward and performace management, serta dukungan dari organisasi.

 

Pertanyaan lain yang mengemuka, apa yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mengatasi masalah ini? Jawabannya akan bervariasi. Semua tergantung pada kondisi dan kebutuhan organisasi. Saran kami, lakukan KM Assessment terhadap kondisi organisasi saat ini, kemudian tindak lanjuti gap yang ditemukan. Dengan pendekatan ini, Anda akan lebih fokus dan efisien dalam menentukan langkah selanjutnya.

 

Tertarik lebih lanjut tentang best practice dan guiding principle implementasi KM? Silahkan intip artikel berikut ini: 7 Tips Sukses Implementasi KM

Read 12912 times
Rate this item
(3 votes)

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.