Knowledge Manager

Knowledge Manager

Aliquam erat volutpat. Proin euismod laoreet feugiat. In pharetra nulla ut ipsum sodales non tempus quam condimentum. Duis consequat sollicitudin sapien, sit amet ultricies est elementum ac. Aliquam erat volutpat. Phasellus in mollis augue.

Website URL: http://www.youjoomla.com

Knowledge Management dan Sukses Perusahaan

Thursday, 14 November 2013 23:27

Saat ini istilah KM, singkatan yang digunakan untuk Knowledge Management, semakin banyak dikenal orang.  Pertanyaan yang umumnya muncul begitu pertama kali mendengarnya antara lain adalah “Binatang apalagi KM ini?”, “Kenapa pengetahuan mesti dikelola?”, “Apa hubungan dan manfaatnya dengan bisnis perusahaan?”, “Kapan KM harus diterapkan?” dan berbagai pertanyaan lain yang muncul setiap kali suatu jargon baru muncul.  KM bukan sekedar jargon, coba kita simak tulisan berikut ini.

 

Albert Einsten pernah mengatakan “Hanya orang sakit jiwa yang melakukan hal yang sama secara berulang-ulang untuk mendapatkan hasil yang berbeda”.  Sebenarnya hal inilah yang menjadi alasan utama kenapa KM diperlukan.  Tulisan ini tidak untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas secara satu per satu secara detil namun mencoba memberikan pengertian tentang pentingnya pengetahuan di perusahaan untuk dikelola dengan baik.

 

Manusia dan Pengetahuan

Tidak ada perusahaan yang tumbuh dan berkembang tanpa ada manusia yang menjadi penggerak di dalamnya. Manusia berperan dalam berbagai fungsi sesuai dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki masing-masing. Kemampuan berfikir dan berbuat pada masing-masing individu tersebut tentu saja muncul karena ada pengetahuan yang dimiliki, bersama dengan ketrampilan dan perilaku positif yang dimiliki. Pengetahuan ini bersifat dinamis, berkembang dari waktu ke waktu sesuai dengan apa yang dilihat, dialami, dilakukan, didengar, dibaca dan berbagai macam aktifitas lainnya. Pengetahuan yang dinamislah yang membuat perusahaan dapat menghadapi tantangan-tantangan bisnis.

 

Namun situasi menjadi kritis ketika semua pengetahuan yang dimiliki oleh individu-individu tersebut tidak menjadi bagian yang terintegrasi dengan sistim dan strategi untuk menjamin pertumbuhan dan kelangsungan bisnis perusahaan. Pengetahuan hanya dimiliki oleh individu tertentu, saat yang bersangkutan tidak ada karena alasan apa pun, semua proses menjadi terganggu atau terhenti sama sekali. Pengetahuan antar individu dan misi bisnis perusahaan tidak selaras dan tidak saling bersinergi atau menguatkan untuk munculnya ide-ide baru atau inovasi untuk kepentingan kelangsungan bisnis perusahaan.  Bagaimana dengan tantangan bisnis yang muncul di tahun-tahun mendatang, seberapa jauh pengetahuan yang ada mampu untuk mengatasinya. Lebih parah lagi jika kemudian perusahaan tidak tahu pengetahuan apa saja yang penting untuk mendukung kelangsungan bisnis perusahaan.

 

Untuk mencegah situasi kritis tersebut maka semua pengetahuan yang ada di perusahaan, terutama yang kritikal, perlu dikelola dengan sebaik mungkin. Harus ada sinkronisasi antara strategi dan tujuan bisnis perusahaan dengan pengetahuan yang ada untuk mendukungnya. Semua individu di perusahaan perlu mempunyai semangat yang sama tentang perlunya berbagi pengetahuan. Pengetahuan yang ada di kepala seseorang sedapat mungkin dituangkan dalam bentuk yang dapat dibaca, dimengerti, difahami, digunakan dan dikembangkan lebih jauh untuk kepentingan perusahaan dan tentu juga individu-individu yang terkait.

 

Mengelola pengetahuan di perusahaan haruslah juga menjadi kegiatan yang terintegrasi dengan kegiatan lainnya di perusahaan. Perencanaan tenaga kerja disusun antara lain berdasarkan pengetahuan yang dibutuhkan untuk suksesnya perusahaan. Semua proses bisnis sudah teridentifikasi secara detil terkait pengetahuan yang harus mendukungnya. Sistim manajemen kinerja harus menjadikan kegiatan berbagi pengetahuan sebagai salah satu faktor pengukurannya. Tentu saja hal ini lebih jauh lagi terkait dengan sistim “reward” yang diterapkan.

 

Begitu juga dengan program manajemen talent, semangat untuk selalu mengembangkan, berbagi dan menerapkan pengetahuan yang bermanfaat untuk kemajuan perusahaan menjadi faktor pertimbangan pemilihan talent, selain pengetahuan tentu saja merupakan basis untuk pengembangan talent. Semua program pelatihan dan pengembangan karyawan harus terkait dengan gap pada kompetensi yang disusun berdasarkan pemetaan pengetahuan yang terkait dengan setiap pekerjaan yang ada di perusahaan.

 

Jadi jelas bahwa pada akhirnya Knowledge Management akan membuat kinerja perusahaan menjadi selalu mampu menghadapi setiap tantangan yang ada dan selalu memberikan manfaat dalam meningkatkan kinerja perusahaan karena peran manusia yang menjadi penggerak perusahaan tersebut dibekali dengan pengetahuan yang secara dinamis mengikuti perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu secara optimal. Pengetahuan yang diperlukan selalu tersedia setiap saat diperlukan.

 

Kemampuan untuk melakukan sesuatu secara berbeda untuk mendapatkan hasil yang lebih baik hanya dapat dilakukan jika individu di perusahaan mempunyai kemampuan mengkombinasikan pengetahuan yang mereka miliki untuk menemukan ide-ide atau inovasi yang mendukung hal tersebut. KM diterapkan hanya jika mampu mendukung bisnis perusahaan.

 

Berikut beberapa hal yang umumnya menjadi pertimbangan utama mengapa perusahaan membutuhkan Knowledge Management.

 

1. Ketika Sering Terjadi Reinventing The Wheel

Istilah reinventing the wheel sudah sering didengar. Secara harfiah artinya mencari ulang bentuk roda. Sebenarnya ini merupakan sindiran kenapa kita mencoba mencari tahu tentang sesuatu yang sudah diketahui. Konsultan sekelas McKinsey Consulting dan Boston Consulting Group menganggap bahwa perilaku reinventing the wheel adalah masalah serius.

 

Sering terjadi bahwa ketika perusahaan akan mengerjakan atau menciptakan sesuatu, mereka memulainya dari nol besar, atau mencoba menemukan sendiri cara yang efektif dan efisien. Padahal, sesuatu tersebut sudah pernah dilakukan atau sudah pernah ditemukan. Dan yang lebih menyedihkan lagi ternyata dilakukan oleh perusahaan sendiri namun di bagian atau lokasi yang berbeda. Kejadian ini menunjukkan bahwa perusahaan tersebut tidak melakukan pembelajaran dan berbagi pengetahuan. Pepatah mengatakan bahkan keledai pun tidak akan tersandung dua kali pada batu yang sama.

 

Umumnya perusahaan konsultan terkenal, mempunyai worldwide database yang lengkap tentang semua isu/kasus konsulting yang pernah dilakukan. Dengan cara ini, setiap mendapat tantangan baru dari klien, hal yang pertama dilakukan adalah memastikan adanya isu/kasus yang mirip yang pernah ditangani di dalam database tersebut. Jika ternyata ada maka mereka tidak perlu melakukan apa yang disebut reinventing the wheel. Rekomendasi solusi lebih cepat dapat dilakukan karena tidak harus memulai dari nol, tinggal melakukan modifikasi sesuai dengan situasi dan kondisi yang dihadapi, dan dapat juga mengantisipasi kegagalan atau kekurangan yang pernah terjadi sebelumnya.

 

Bagaimana Knowledge Management bisa membantu kita mengatasi reinventing the wheel? Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan menghubungkan pengetahuan dan manusia yang memiliki pengetahuan tersebut dengan seluruh lini organisasi yang membutuhkan. Secara aplikatif bisa dimulai dengan membangun budaya untuk memberikan tanggapan secara cepat jika ada anggota yang membutuhkan, mengidentifikasi orang-orang yang memiliki pengetahuan melalui Experience Locator, membangun komunitas yang secara aktif saling membantu melalui Community of Practice atau meningkatkan akses pada individu yang berpengalaman dan dokumen yang sudah ada dengan membangun repository dan forum maya.

 

McKinsey adalah salah satu perusahaan yang dikenal berhasil dalam menangani reinventing the wheel. Mereka memiliki sistem yang memastikan seluruh project yang pernah dikerjakan tersimpan dengan rapi. Dokumen ini adalah dokumen yang telah “dibersihkan” (cleansed document) dari nama perusahaan, sumber-sumber confidential. Menyisakan pola pikir, data, struktur penelitian, metodologi dan semua yang dibutuhkan seorang konsultan untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa mengulang semua dari awal lagi.

 

2. Ketika Banyak Terjadi Knowledge Walkout

Pernah mendengar cerita bisnis yang menurun atau hilang sama sekali ketika PIC nya keluar dari perusahaan? Atau pekerjaan yang terhambat karena tidak adanya ahli atau “orang penting” yang bisa mengerjakannya? Atau seorang CEO yang “dipaksa” untuk bekerja setelah masa pensiunnya tiba. Kejadian-kejadian ini sangat sering kita temui di lingkungan kita, khususnya di dunia bisnis.

 

Sebagai sebuah entitas, perusahaan dan organisasi tidak akan berjalan tanpa ada manusia sebagai penggeraknya. Tumpukan barang di gudang akan berdebu ketika sales dan marketing supervisor tidak bekerja karena belum ada penggantinya setelah memasuki usia pensiun; alat tidak bisa dijalankan ketika operatornya sakit; laporan keuangan tidak selesai ketika senior analyst terlalu sibuk; atau portofolio yang hilang ketika account officer dibajak oleh pesaing.

 

Kasus-kasus ini adalah contoh nyata bahwa perusahaan hanyalah bangunan kantor, meja, sistem, alat dan benda mati lainnya yang tidak akan berguna tanpa peranan manusia yang memberikan nilai tambah.  Untuk itu, manusia-manusia spesial ini perlu diwaspadai keberadaannya. Bukan untuk dikekang tetapi digunakan secara maksimal. Pengetahuan ada di kepala masing-masing manusia dan pasti akan terus dibawa oleh manusia tersebut. Ini adalah nature dari bisnis. Yang bisa kita lakukan adalah mengalirkan pengetahuan penting ke seluruh organisasi. Dan inilah fungsi Knowledge Management.

 

Melalui serangkaian tools nya, Knowledge Management bertugas menjaga, menyimpan dan mengalirkan pengetahuan ke seluruh organisasi. Yang perlu diperhatikan bahwa pengetahuan paling banyak disimpan dalam kepala manusia. Sekeras apapun usaha kita berusaha “mengeluarkan” dan mendokumentasikan pengetahuan dari kepala kita, hasilnya tidak akan mencatat 100% pengetahuan yang dimiliki. Oleh karena itu, pendekatan yang diutamakan dalam menghindari knowledge walkout dan knowledge lost ialah dengan membangun lingkungan yang nyaman bagi orang penting ini.

 

Pendekatan yang paling efektif selain mempertahankan mereka adalah dengan membuat copy sebanyak mungkin orang-orang penting ini. Jika kita tidak bisa menyimpan originalnya, maka lebih baik fokus untuk membuat tiruannya. Caranya dapat dengan melakukan team up antara anggota senior dengan junior; mendokumentasikan best practice dan lesson learnt; membangun kebiasaan sharing minimal 1 minggu sekali; konsisten menjalankan After Action Review; menunjuk Knowledge Librarian untuk mendokumentasikan hasil project dan lainnya. Inisiatif yang dipilih dapat disesuaikan dengan budaya dan strategi perusahaan. Tidak perlu mengubah, kita hanya perlu memastikan pengetahuan yang sudah dibangun dan didapatkan perusahaan dengan susah payah tidak keluar atau hilang karena kemalasan menjaga pengetahuan itu sendiri.

 

Perusahaan-perusahaan Jepang adalah salah satu dari sekian banyak organisasi yang berhasil mencegah terjadinya knowledge walkout. Dengan penghargaan tinggi pada kesetiaan dan loyalitas, lingkungan yang mendukung pembelajaran terus menerus, penciptaan “ba” atau ruang untuk mengalirkan pengetahuan telah membuat tingkat knowledge lost ditekan hingga minimum. Matsushita, Toyota, dan Sony adalah sebagian dari perusahaan tersebut.

 

3. Ketika Inovasi Menjadi Prioritas

Setiap perusahaan dan organisasi pasti mengalami masa-masa ketika produk yang dijual tidak laku dipasar;  pesaing yang melakukan cara-cara radikal untuk mengikis portofolio profit;  business as usual tidak berlaku lagi; persaingan yang terjadi hanya dalam bentuk harga paling murah dan keadaan ekstrim lainnya. Keadaan ini lebih dikenal sebagai red ocean, samudra merah karena “darah” dari penghuninya yang setengah mati bertahan hidup. Red ocean adalah mimpi buruk semua pebisnis.  Saat itu, segala yang dilakukan tidak lagi akan dilihat sebagai suatu kelebihan, hanya harga yang menjadi perhitungan.  Pertumbuhan terhenti karena “kue” yang diperebutkan hanya secuil saja.  Pengusaha dalam posisi tawar yang rendah sementara konsumen menikmati produk yang semakin murah harganya.

 

Solusi yang diperkenalkan secara luas oleh W. Chan Kim dan Renee Mauborqne  adalah dengan segera keluar dari red ocean, menciptakan pasar baru dan secara nyaman berenang disana.  Strategi ini dikenal sebagai blue ocean strategy.  Dan inovasi adalah salah satu nyawa paling penting untuk memastikan keberhasilan blue ocean strategy.

 

Saya tidak akan membahas blue ocean strategy disini. Hal yang menarik justru bagi saya ialah bagaimana Knowledge Management membantu perusahaan untuk menciptakan inovasi.  Jika melihat lebih detail, kita akan sadar bahwa inovasi adalah inti dari Knowledge Management.  Inisiatif Knowledge Management akan dinyatakan berhasil jika memiliki nilai tambah.  Artinya, seluruh tools, inisiatif dan kegiatan yang dilakukan atas nama Knowledge Management haruslah memiliki nilai tambah sebagai hasil akhirnya. Sangat sesuai dengan inovasi kan?

 

Bagaimana Knowledge Management dapat menghasilkan inovasi? Untuk menjawab hal itu kita perlu melihat lebih jauh bagaimana proses inovasi terbentuk. Secara singkat, inovasi dapat terbentuk dari berbagai cara. Inti dari inovasi sendiri adalah penciptaan nilai tambah secara konsisten, fokus dan terstruktur.  Untuk menjelaskan bagaimana inovasi terbentuk, penjelasan yang paling mudah adalah dengan mengacu pada SECI yang dikenalkan oleh Nonaka dan Takeuchi dalam bukunya, The Knowledge Creating Company: How Japanese Companies Create The Dynamics Of Innovation.

 

Proses terjadinya inovasi sendiri cukup sederhana.  Ide-ide dikumpulkan dari seluruh organisasi kemudian ide yang dianggap dapat memberikan nilai tambah diusulkan menjadi inovasi baru dan dilanjutkan ke tingkat manajemen yang lebih tinggi seperti R&D.  Inovasi ini kemudian diuji lagi, dikembangkan lebih lanjut, penerapan skala kecil hingga siap digunakan dalam proses bisnis.  Rangkaian proses ini terlihat mudah dan sederhana, tetapi penerapannya sangat sulit. Terkadang proses inovasi terhenti hanya pada tahap uji coba atau bahkan hanya berupa saran tanpa tindak lanjut.

 

Di sinilah peranan Knowledge Management menjadi terlihat. Dengan pendekatan komunitas yang berfokus pada manusia, ide-ide dapat terjaring dari seluruh anggota organisasi.  Bentuk komunitas yang sering digunakan sebagai acuan adalah Community of Practice (CoP).  Melalui lingkungan komunitas yang terbuka dan mengedepankan perbaikan, ide-ide awal dikumpulkan, disaring, didiskusikan, diuji.  Pendekatan yang mudah dan aplikatif, menjadikan CoP dapat digunakan oleh seluruh organisasi, bahkan di tingkat pelaksana.

 

Ilustrasi berikut ini merupakan pengalaman terjadinya proses inovasi di salah satu perusahan industry Food and Beverages, saat membantu menerapkan CoP di kalangan sopir truk yang bertugas mengantar produk ke pelanggan. Awalnya, sopir-sopir dikumpulkan di ruangan terbuka dimana duduk lesehan bersama di karpet sederhana, dengan seteko kopi dan beberapa piring pisang goreng.  Sangat sederhana.  Dijelaskan secara singkat apa maksud dan tujuan acara kumpul-kumpul ini. Awalnya masing-masing supir hanya diminta berkenalan dan mengobrol apa saja.  Suasana dibangun dengan sederhana dan tanpa paksaan. Tidak ada perintah untuk memberikan ide atau perbaikan.  Hanya ngobrol selayaknya warung kopi biasa. Setelah 1 jam, pertemuan selesai. Hasilnya tidak begitu menggembirakan. Semua orang merasa tertekan dan tidak ada yang santai.

 

Namun penanggung jawab CoP tidak menyerah. Pertemuan dilakukan lagi  minggu depan. Masih di tempat yang sama, karpet yang sama dan makanan yang sama.  Setelah 3 kali pertemuan, hasilnya masih kurang memuaskan. Tidak ada yang didapatkan dari pertemuan ini.  Perkembangannya hanya sopir-sopir yang sudah saling mengenal dan mulai nyaman ngobrol. Pendekatan diubah.  Manajemen, tidak lagi ikut di CoP itu.  Sebagai gantinya, diundang beberapa orang yang dinilai sebagai senior dan memiliki hubungan baik dengan sebagian sopir.  Kepada para core member ini dijelaskan makna dan tujuan CoP. Selanjutnya terserah pada mereka untuk menjelaskan ke komunitas.

 

Hasilnya, setahun kemudian CoP sopir itu sudah jauh berbeda.  Tidak ada lagi yang malu-malu atau takut. Semua asyik diskusi tentang trik-trik memuat barang di salah satu toko, jalur-jalur yang perlu diwaspadai, memperbaiki mesin dan topik aplikatif lainnya. Kini, manajemen melaporkan bahwa tingkat efisiensi dan kecepatan pengantaran barang meningkat secara drastis.  Tidak hanya itu, turn over sopir juga menurun jauh. Dengan hanya seteko kopi, beberapa piring pisang goreng, 1 jam waktu senggang serta paling penting sopir-sopir yang ingin terus memperbaiki diri, perusahaan tersebut mendapatkan apa yang tidak bisa dilakukan dengan pendekatan manajemen biasa.

 

Itulah inovasi.  Sebuah perjalanan dan tahapan yang terlihat mudah tetapi sangat sulit diterapkan. Apa kunci dari ini semua ?  Jawabannya adalah keterlibatan seluruh organisasi, khususnya komunitas.  Tapi komunitas tidak akan terwujud tanpa dukungan manajemen yang menyeluruh dan konsisten. Hal yang sama juga dapat menjawab pertanyaan kapan Knowledge Management dibutuhkan.  Semua harus dimulai dari manajemen, khususnya pimpinan organisasi.


Tulisan ini diterbitkan di PortalHR.com dan ditulis oleh Tim Knoco Indonesia

Berbicara KM dengan Bahasa Bisnis

Thursday, 14 November 2013 22:32

Salah satu tantangan dalam implementasi KM di organisasi adalah mendapatkan buy in dari middle manager (supervisor, section head, assistant manager dsb). Peran middle manager menjadi penting karena bisnis sebenarnya dijalankan oleh mereka. Top management (Dept. Head, Direksi dsb), lebih banyak terlibat dalam urusan strategi sedangkan first line officer (engineer, marketing, finance dsb) sudah terlalu sibuk dengan operasional.

 
Middle manager juga target yang paling tepat jika Anda mulai mengenalkan KM. Mereka cukup mengerti detail di tingkat operasional sekaligus memiliki “helicopter view” yang memungkinkan melihat KM sebagai tools percepatan bisnis.
 
Ketika berbicara dengan middle manager, satu hal yang perlu disadari. Mereka tidak tertarik dengan KM. Mereka hanya tertarik jika KM dapat membantu bisnis dan pencapaian target.
 
Untuk itu, ketika berbicara dengan middle manager maka Anda perlu berbicara dengan bahasa bisnis, bukan dengan jargon KM. Berikut beberapa isu bisnis yang mungkin menarik perhatian middle manager:
 
 
  • Inovasi – menggabungkan pengetahuan dan best practice dari internal serta eksternal untuk menemukan cara baru dalam bekerja, produk baru, solusi baru serta potensi bisnis baru. Proses KM yang dapat digunakan diantaranya ialah Business Driven Action Learning
  • Kolaborasi – menggabungkan best practice dan metode dari berbagai divisi/bagian untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efektif. Sebagian besar best practice dan metode tersebut ada di internal tetapi terpisah pisah dan tersebar di seluruh organisasi. Solusi yang dapat ditawarkan adalah menggunakan Community of Practice
  • Pengetahuan bagi front line – tujuannya ialah agar para staf yang terlibat langsung dengan klien/customer mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan. Beberapa topik yang menjadi fokus adalah informasi produk, solusi yang lebih baik, closing the deal, serta customer engagement. Proses KM yang dapat diterapkan ialah Community of Practice dan Knowledge Base
  • Harmonisasi Cara Kerja – Variasi bekerja dalam sebuah bisnis yang stabil seringkali berdampak pada variasi hasil akhir. Selain buruk bagi citra perusahaan, pelanggan Anda tentu tidak akan mentolerir perbedaan layanan/produk. KM bisa membantu untuk membandingkan metode kerja yang beragam untuk kemudian memilih satu best practice dan melakukan standardisasi. Knowledge Exchange adalah salah satu solusinya
  • Belajar dari pengalaman – Tujuannya ialah memastikan kesalahan tidak diulang lagi pada pekerjaan berikutnya. Solusi yang paling tepat ialah Project Based Learning
  • Mencegah brain drain – People come and go. Jika talent Anda pergi (pensiun, pindah, rotasi jabatan), maka pengetahuan dan best practice juga ikut pergi. Untuk menghindarinya, Knowledge Retention adalah metode yang tepat
  • Percepatan proses belajar – Karyawan baru ataupun bisnis baru membutuhkan proses belajar yang cepat. Semakin cepat dan efisien proses belajar dilakukan, maka bisnis akan semakin cepat pula bisnis bisa berkembang. Percepatan proses belajar memerlukan kombinasi dari metode yang disebutkan sebelumnya

 

Mulailah implementasi KM Anda dengan menyelesaikan permasalahan bisnis para middle manager. Ketika permasalahan tersebut berhasil dibantu, maka secara tidak langsung Anda mendapatkan dua manfaat. Dukungan dari middle manager, serta Framework KM yang lengkap.

Budaya Organisasi dan Pasir Hisap: Merubah Budaya tanpa Tenggelam dalam Perubahan

Thursday, 14 November 2013 16:59

Berbicara tentang budaya perusahaan, tidak akan pernah habis ataupun terselesaikan. Selalu saja ada ruang untuk diskusi ataupun aplikasi yang selalu berkembang. Wajar saja, tiap perusahaan pasti memiliki karakter sendiri, entah itu kebiasaan karyawan, fokus organisasi, bentuk bisnis, ataupun kesadaran manajemen. Terlepas dari beragam pendapat maupun teori tentang budaya perusahaan, semua bisnis setuju bahwa budaya bekerja yang baik sangat dibutuhkan agar bisnis tetap langgeng.

 

Bagi KM, budaya merupakan aspek penting untuk mendukung proses transfer pengetahuan dan proses belajar. Budaya sharing misalnya merupakan modal awal untuk memulai Community of Practice (CoP). Dengan mengetahui bagaimana budaya perusahaan dalam belajar dan transfer pengetahuan, praktisi KM dapat mengembangkan strategi yang sesuai dan mudah diterima oleh anggota organisasi.

 

Apa sebenarnya definisi dari budaya? Dalam konteks organisasi, budaya adalah kebiasaan yang berkembang dan menjadi ciri khas atau trademark dari organisasi tersebut. Trademark yang dimaksud bukan slogan atau jargon yang tertulis dan diucapkan setiap pagi, tetapi terlihat dan terjadi baik secara sadar maupun tidak sadar. Artinya, budaya adalah kebiasaan yang dilakukan oleh sebagian besar individu di organisasi tersebut.

 

Budaya tepat waktu misalnya. Organisasi dikatakan memiliki budaya tepat waktu jika tiap individu atau sebagian besar individu selalu tepat waktu. Jika hanya sebagian kecil individu yang tepat waktu maka, sesungguhnya tidak ada budaya tepat waktu di organisasi tersebut. Sebaliknya, jika individu di organisasi selalu terlambat masuk kerja, budaya yang tepat adalah budaya terlambat. Tentu karena budaya adalah trademark bisnis, kita tidak ingin dikenal karena budaya negatif seperti terlambat atau bekerja asal-asalan. Muncullah pertanyaan inti dari artikel ini, bagaimana mengubah budaya yang terlanjur berkembang?

 

Budaya adalah kebiasaan individu-individu di organisasi. As simple as that. Mengubah budaya adalah mengubah kebiasaan individu. Permasalahannya, tidak semua orang ingin mengubah kebiasaan mereka. Memaksakan kebiasaan baru juga bukan pendekatan yang selalu disarankan. Banyak organisasi yang memaksa karyawannya mengubah kebiasaan lama dan gagal dalam implementasinya. Banyak penyebabnya, tetapi yang selalu muncul adalah karena individu sudah terlalu nyaman dengan keadaan saat ini.

 

Jika mengambil istilah Nick Milton, budaya dan kebiasaan seperti pasir hisap. Budaya yang sudah terbangun sangat melekat dan mampu memperbaiki diri sendiri. Budaya dapat berubah dan bertahan dari perubahan sama seperti pasir hisap yang akan menelan Anda hidup-hidup. Semakin Anda mengenalkan konsep dan aktivitas untuk membentuk budaya baru, semakin cepat terbenam oleh penolakan individu. Anda tidak bisa keluar dari pasir hisap dengan usaha setengah-setengah atau bergerak sembarangan. Itu hanya membuat Anda semakin cepat tenggelam. Begitupun dengan mengubah budaya organisasi. Anda perlu menyusun strategi, bergerak dengan fokus yang jelas serta melakukannya dengan disiplin.  

 

Berikut beberapa langkah yang dapat dijadikan panduan dalam mengenalkan kebiasaan baru tanpa tenggelam dalam budaya itu sendiri

 

Mulailah dengan Kesadaran

Kebiasaan tidak akan bisa dipaksakan. Semua bermula dari kesadaran individu untuk menjalankannya. Cara terbaik untuk memunculkan kesadaran tersebut adalah memastikan kebiasaan yang baru dapat membantu pekerjaan dan pencapaian individu, bukan sekedar menambah pekerjaan.

 

Gunakan data dan angka tentang sejauh mana kebiasaan baru tersebut membantu individu dan organisasi, misalnya penjualan meningkat 17% hasil dari kebiasaan mengirimkan Minutes of Meeting setelah pertemuan dengan klien. Atau penyelesaian project meningkat 10% karena kebiasaan diskusi melalui Community of Practice (CoP). Proses menyusun data, membuat contoh dan manfaat dari kebiasaan baru mungkin cukup melelahkan. Tapi proses tersebut adalah investasi terbesar Anda.

 

Laksanakan Pilot Project

Organisasi memiliki berbagai macam karakter individu. Itulah yang membuatnya menarik. Ada individu yang selalu terbuka pada perubahan dan mendukung inisiatif baru atau mereka yang terang-terangan menolak terlibat. Tapi fakta menyatakan bahwa sebagian populasi di organisasi adalah para pengikut (leecher), mereka yang berada di tengah-tengah. Tidak menolak tapi juga masih ragu untuk terlibat.  

 

Sasaran pertama dari pengenalan kebiasaan baru adalah mereka yang mendukung dan terbuka pada perubahan. Mulailah dengan mengidentifikasi unit kerja yang memiliki performa terbaik. Mereka yang sukses adalah yang terbuka dan cepat beradaptasi dengan perubahan. Unit kerja yang sukses juga memudahkan Anda untuk menjustifikasi manfaat dari kebiasaan baru tersebut. Pilot project juga memungkinkan Anda mengevaluasi dan memperbaiki pendekatan mengenalkan kebiasaan baru sebelum beranjak ke target selanjutnya, leecher serta wait and see people.

 

Kampanyekan kesuksesan dan manfaat

Tidak ada gunanya keberhasilan jika tidak didukung oleh publisitas yang sesuai. Bahkan, kesuksesan yang biasa-biasa saja akan menjadi besar jika Anda mampu menyajikan dengan menarik. Pastikan keberhasilan implementasi dan manfaat dari kebiasaan baru diketahui oleh seluruh perusahaan. Gunakan berbagai macam media yang tersedia seperti email blast, majalah perusahaan serta sosialisasi langsung.

 

Cara lain yang terbukti efektif adalah menggunakan pengaruh Senior Management. Mintalah secara khusus kepada Direksi untuk menyebarkan keberhasilan kebiasaan baru tersebut ketika mereka berbicara di forum-forum. Gunakan nama dan data yang jelas. Hal ini akan memberikan penghargaan bagi individu atau tim yang terlibat. Selain itu, pastikan kebiasaan tersebut benar-benar bermanfaat bagi individu karena “barang buruk” tidak akan pernah lama bertahan di pasar. Sehebat apapun cara menjualnya.

 

Berikan penghargaan yang ekslusif

Pengakuan adalah salah satu mengapa kita bekerja dan meniti karier. Ada kebanggaan ketika jerih payah dan kerja keras diapresiasi oleh manajemen. Begitupun dengan kebiasaan baru. Mereka yang lebih dahulu menjalankan kebiasaan tersebut berhak atas penghargaan ekslusif dari manajemen. Dalam memberikan penghargaan, hindari penggunaan insentif berbasis uang dan materi sebagai hadiah utama. Dalam jangka panjang, insentif uang akan menurunkan minat anggota organisasi karena kebiasaan akan diidentikkan dengan uang yang lebih banyak. Ketika uang hilang, maka hilang juga kebiasaan baru tersebut.

 

Gunakan penghargaan yang lebih inovatif dan fokus pada pengakuan individu atau tim. Contohnya adalah memberikan kesempatan makan malam dengan Direksi atau publikasi besar-besaran di majalah perusahaan. Apapun penghargaannya, jangan pernah lupakan bahwa motivasi dan pengakuan adalah insentif terbaik.

 

Lanjutkan perubahan

Hal yang jauh lebih penting ialah memastikan kebiasaan tersebut dilakukan oleh sebagian besar  anggota organisasi. Numbers do matters. Kebiasaan hanya akan jadi budaya jika dilakukan oleh banyak orang. Tanpa ada orang-orang yang ikut terlibat dan menjalankan kebiasaan baru Anda, kampanye dan slogan sebanyak apapun hanya menghamburkan budget perusahaan.

 

Setelah sukses dengan pilot project, tahap selanjutnya adalah memperluas ruang lingkup. Anda bisa memilih melanjutkan dengan pilot project lainnya atau mulai melakukan penerapan ke seluruh organisasi. Apapun pilihannya, pastikan sumber daya yang dimiliki cukup untuk keluar dari “pasir hisap” kebiasaan yang lama.

 


 

Final note:  Lakukan dengan Konsisten

Merubah budaya adalah perang panjang yang membutuhkan banyak sumberdaya. Anda akan berhadapan dengan para penantang yang menolak terang-terangan atau para pengikut yang cari aman. Tapi semua kerja keras tersebut ada harganya. Pada akhirnya, kebiasaan baru tersebut akan berubah menjadi brand baru bisnis Anda. Trademark positif yang menjadi modal untuk terus berkembang.

Kami yakin Anda memiliki pengalaman yang serupa. Kolom comment dibawah bisa menjadi media yang cocok untuk sharing pengalaman atau best practice Anda. Happy sharing