Knowledge Manager

Knowledge Manager

Aliquam erat volutpat. Proin euismod laoreet feugiat. In pharetra nulla ut ipsum sodales non tempus quam condimentum. Duis consequat sollicitudin sapien, sit amet ultricies est elementum ac. Aliquam erat volutpat. Phasellus in mollis augue.

Website URL: http://www.youjoomla.com

Knowledge Management: Aplikasi dalam Proses Pembelajaran Perusahaan

Wednesday, 20 November 2013 00:00

Ketika berbicara tentang kemampuan belajar yang cepat, maka kita tidak bisa lepas dari proses belajar itu sendiri. Perusahaan sebagai industri yang menjual nilai tambah, sudah sejak lama meyakini bahwa proses pembelajaran harus dilakukan dan terus dikembangkan.

 

Perusahaan yakin bahwa SDM sebagai intangible asset tidak dapat serta merta diperoleh atau diambil dari perusahaan lainnya. Proses pembelajaran harus dilakukan dan disesuaikan dengan kebutuhan dan tuntutan pasar. Keyakinan itu juga yang terlihat dari kuatnya inisiatif belajar yang dilakukan oleh perusahaan. Program training bagi pekerja baru, katalog kompetensi, assesment berkala, sertifikasi profesi, bahkan beberapa perusahaan telah lebih maju dengan membangun Corporate University.

 

Inisitif-inisiatif tersebut secara luas sudah diakui keberhasilan dan efeknya. Tetapi kini semua orang sadar akan hal tersebut. Semua pesaing sudah melakukannya. Lalu jika semua orang bisa melakukannya, di mana keunggulannya? Belum lagi masalah yang kerap muncul terkait budget yang terbatas. Knowledge Management mungkin bisa menjadi solusi untuk permasalahan ini.

 

Salah satu yang perlu diperhatikan dalam konsep pembelajaran di perusahaan ialah peningkatan kompetensi secara terstruktur. Training adalah salah satu bentuknya. Karyawan diwajibkan mengikuti training dan kelas-kelas agar dapat meningkatkan pemahamannya terhadap kompetensi yang dibutuhkan. Itu konsepnya. Tetapi faktanya, sebagian besar training hanya menambah informasi dan data, bukan pengetahuan.

 

Proses training kerapkali difokuskan pada kurikulum standar yang dapat didapatkan oleh semua orang dengan sedikit usaha dan tenaga. Ketika karyawan hanya menambah sesuatu yang umum, maka keunggulan yang diharapkan tidak terjadi. Inovasi hanya akan berfokus pada apa yang sudah dipelajari dan akhirnya keunggulan kompetitif tidak didapatkan.

 

Itu kelemahan pertama. Kelemahan lainnya dari sistem training ialah information overload. Karyawan kerapkali dijejali dengan serangkaian kebutuhan kompetensi dengan tujuan karyawan dapat mencapai standar tertentu. Karyawan juga didikte untuk belajar semua bidang dan dapat menyelesaikan berbagai macam tugas. Karena beberapa hal, biasanya waktu dan dana, karyawan malah tidak dapat menggunakan informasi dan hasil pembelajaran yang telah didapatkan.

 

Hal ini kemudian berdampak pada tidak efisiensinya proses pembelajaran. Informasi berharga yang telah susah payah diberikan menjadi sia-sia. Dana ratusan juta juga akhirnya terbuang sia-sia ketika karyawan dimutasi atau pindah kerja. Pada akhirnya ialah manajemen kemudian memutuskan mengurangi budget training karena tidak ada peningkatan dalam kinerja. Kasus yang sangat sering kita temui di banyak perusahaan Indonesia.

 

Information overload juga menjadi perhatian tersendiri. Perusahaan cenderung memandang informasi adalah hal yang baik padahal kenyataannya tidak selalu benar. Dengan era keterbukaan seperti sekarang, informasi bukan menjadi hal krusial lagi. Bagaimana mungkin bisa dikatakan krusial ketika semua orang bisa mendapatkannya? Untuk memenangkan persaingan, yang dibutuhkan ialah pengetahuan yang sesuai dan berdampak kritis bagi perusahaan.

 

Pengetahuan seperti dikatakan Einstein adalah Aksi. “Knowledge is action, everything else is just information”. Hanya informasi yang digunakan dan dijalankan untuk meningkatkan bisnis yang akan menjadi pengetahuan penting. Sisanya, hanya informasi. Inilah kelemahan sistem training yang ketiga. Proses pembelajaran tidak dapat menangkap pengetahuan yang benar-benar digunakan dan sudah terbukti berhasil.

 

Jika melihat kelemahan-kelemahan tersebut, apakah berarti kita harus berhenti melakukan training dan proses belajar? Tentu saja tidak! Belajar dan meningkatkan kompetensi adalah syarat jika ingin bertahan dalam bisnis. Bahkan dalam bisnis yang 100% mencontek apa yang perusahaan lain lakukan, kita masih membutuhkan kemampuan belajar. Saya tidak pernah mengatakan training adalah sesuatu yang harus dihindari, sebaliknya, training adalah syarat dasar untuk peningkatan kompetensi. Tetapi jika tujuannya ialah proses pembelajaran yang lebih cepat, lebih efektif dan lebih efisien dibandingkan pesaing kita, sayangnya, training saja tidak cukup.

 
Knowledge Managemet sebagai Alternatif Pembelajaran

Knowledge Management dapat melakukan apa yang training tidak dapat berikan. Seperti kita bahas sebelumnya, perusahaan seringkali terjebak dalam paradigma menambah kompetensi sesuai dengan kebutuhan atau kompetensi yang disyaratkan. Knowledge Management bergerak dalam pola pikir  yang berbeda.

 

Dimulai dari pendefinisian pengetahuan penting (important knowledge), perusahaan dapat mengidentifikasi pengetahuan kritis yang jika tdak dimiliki akan menyebabkan proses bisnis berhenti, setelah itu menurunkannya dalam topik atau kriteria-kriteria yang lebih mendasar untuk kemudian dialirkan ke seluruh organisasi. Tidak hanya itu, Knowledge Management juga mengidentifikasi siapa saja ahli dan karyawan yang memliliki pengetahuan tersebut sehingga perusahaan dapat memanfaatkan para ahli ini untuk memberikan kontribusi lebih dalam mengalirkan pengetahuan.

 

Yang menjadi menarik dari Knowledge Management ialah sifat alaminya yang fleksibel dan mementingkan manusia sebagai objek. Dengan pola pikir ini, pola training yang bersifat formal, terbatas dalam kelas dan satu arah dapat dihindari. Karyawan diajak turut terlibat dalam komunitas yang dapat berupa diskusi diskusi kecil atau kelompok-kelompok ahli yang suasananya dibuat santai (informal), menyenangkan (fun) tetapi tetap berfokus pada memberikan nilai tambah (value). Dengan ini, pengetahuan yang akan dialirkan bukan saja informasi-informasi umum atau kompetensi yang harus dipenuhi tetapi merupakan pengetahuan yang sudah dilaksanakan. Bisa berupa keberhasilan (best practices) ataupun kegagalan (lesson learnt).

 

Komunitas juga menjawab permasalahan information overload. Karyawan tidak lagi difokuskan untuk memiliki informasi, tetapi cukup mendalami satu atau dua kompetensi, dan lebih fokus untuk menjadikan dirinya lebih mudah diakses dan lebih banyak sharing dengan karyawan lainnya. Dengan fokus pada satu atau dua kompetensi, karyawan akan menjadi ahli dibidangnya dan bisa lebih meningkatkan keahlian melalui diskusi dan penyelesaian masalah di  lapangan dan dunia nyata. Kasus dan permasalahan yang diajukan oleh karyawan lain melalui knowledge sharing akan membuat pemahaman dan pola pikir karyawan ahli semakin meningkat.

 

Pendekatan knowledge sharing pada akhirnya juga akan menunjukkan dampak pada kebutuhan training itu sendiri. Mengingat urgensi training, perusahaan banyak menginvestasikan dana di sektor ini. Beberapa perusahaan besar bahkan menginvestasikan hingga 20% dari budgetpengembangan bisnis untuk kebutuhan training. Dengan knowledge sharing, perusahaan dapat berfokus pada melakukan training untuk karyawan tertentu dan memfokuskan sebagian dana lainnya untuk mengalirkan pengetahuan melalui mekanisme knowledge sharing.

 

Jika kita mau berhitung, biaya yang dibutuhkan untuk seorang karyawan mengambil suatu kompetensi, misalnya project management di salah satu vendor training ialah 3.5 juta. Jika ada kebutuhan untuk 100 orang saja maka dana yang dibutuhkan berkisar 350 juta. Melalui knowledge sharing, kita dapat memberikan training pada 20 orang saja dan menggunakan dana sisa untuk melaksanakan sharing 2 minggu sekali selama 2 jam setiap kali pertemuan dengan 20 karyawan ini sebagai nara sumbernya.

 

Selain itu juga kita juga bisa melakukan team up antara karyawan yang sudah mengikuti training dengan  karyawan lain yang belum mengikuti training. Kita juga bisa mengalihkan dana yang tersisa untuk menciptakan komunitas yang dapat dengan cepat memberikan respon bagi kesulitan karyawan lainnya melalui forum intranet atau social media.

 

Ini hanyalah contoh, aplikasinya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Knowledge Management bukanlah sesuatu yang kaku dan baku. Knowledge Management natural, fleksibel dan harus disesuaikan dengan arahan strategi bisnis perusahaan. Satu hal yang tidak boleh dilupakan. Apapun solusi, tools, atau metode yang digunakan, Knowledge Management harus membantu tercapainya bisnis dan target perusahaan. Tanpa dampak yang signifikan terhadap bisnis, Knowledge Management hanyalah sebuah tools lainnya yang nantinya akan menjadi sekedar pajangan dan jargon belaka.


* Tulisan ini diterbitkan di PortalHR.com dan ditulis oleh Tim Knoco Indonesia

7 Tips Sukses Implementasi KM

Monday, 09 December 2013 09:28

Banyak sekali referensi tentang bagaimana implementasi KM dilakukan dan tips-tips untuk mensukseskannya. Akan tetapi, praktisi KM (KMers) tetap saja kesulitan untuk memulai dan mensukseskan inisiatif KM di organisasi mereka. Untuk membantu Anda, berikut ini 7 tips penting bagi keberhasilan KM Anda.

 
1. KM harus berdampak pada bisnis – Tidak ada gunanya menerapkan KM jika tidak membantu bisnis. Kalimat itu yang selalu saya katakan kepada siapapun yang tertarik dengan inisiatif KM. Tanpa hubungan yang jelas dan terukur antara KM dengan tujuan bisnis, maka sebagus apapun strategi dan tools KM, organisasi tetap akan menganggapnya sebagai pemborosan.
 
Salah satu survey tentang KM mengatakan, “Aplikasi KM yang paling sukses dilakukan adalah ketika KM diaplikasikan ketika bisnis dalam keadaan “hidup atau mati”. Dalam keadaan tertekan tersebut, bisnis memerlukan terobosan agar tetap bertahan. Selaras dengan hal ini, Tom Davenport mengatakan bahwa hubungan yang jelas antara kinerja dengan aktivitas KM adalah kunci utama kesuksesan inisiatif KM. Mars adalah salah satu yang sukses mengubah keadaan hidup atau mati menjadi kesuksesan dengan menyelesaikan dua isu bisnis terbesar per tahun dengan menggunakan KM.
 
Cara yang paling sederhana untuk menghubungkan bisnis dengan KM adalah dengan menjawab dua pertanyaan berikut: (1) tujuan bisnis apa yang ingin dicapai? serta (2) bagaimana memaksimalkan pengetahuan organisasi untuk mencapai tujuan bisnis tersebut?
 
 
2. KM harus diaplikasikan secara lengkap – KM, sama seperti inisiatif bisnis lainnya, harus diimplementasikan secara lengkap dan terstruktur. Kerangka pikir atau framework adalah wajib. Dalam bentuk yang paling sederhana, framework KM terdiri dari keterlibatan karyawan dalam bentuk peranan (roles) yang jelas (people); prosedur, tools dan proses yang mudah digunakan (process); serta teknologi yang mempercepat interaksi (technology). Ketiga aspek tersebut diperkuat dengan pengendalian (governance) yang terintegrasi dengan bisnis.
 
Kesalahan yang paling sering terjadi ialah organisasi merasa telah menjalankan KM padahal baru memiliki satu aspek saja. Teknologi misalnya. Ketika portal sudah ada, internal chat tersedia atau repository dapat diakses, maka KM dianggap sudah sukses. Teknologi bisa membantu KM tapi tidak akan mengalirkan pengetahuan yang ada di organisasi. KM hanya memberikan manfaat jika seluruh komponen framework (People, Process, Technology, Governance) sudah tersedia dan berjalan.


3. KM harus bersifat Pull and Push – Konsep Pull and Push sangat sederhana. Pull berfokus untuk menciptakan kebutuhan dengan cara menciptakan lingkungan yang mendukung sedangkan Push bertujuan untuk memenuhi kebutuhan yang muncul dari efek Pull. Singkatnya, Pull menciptakan demand dan Push menyediakan supply.
 
Banyak organisasi yang terlalu fokus pada Push dan melupakan PullTools, guideline, IT systemrepository atau prosedur adalah beberapa bentuk Push. Organisasi terkadang lupa bahwa Pull (contohnya awareness, kemudahan akses, search engine atau dukungan dari management) adalah faktor yang menciptakan demand. Memberikan terlalu banyak Push, sama saja memberikan makanan bintang lima ke orang yang baru saja makan 3 porsi besar nasi. Seenak apapun makanan bintang lima tersebut, pasti akan ditolak karena kekenyangan. Ketika memulai inisiatif KM, aktivitas Pull harus lebih mendominasi. Setelah aktivitas berjalan dan kebutuhan meningkat, ubah fokus pada Push agar aktivitas KM terus berkembang.
 
 
4. KM adalah Perubahan Menyeluruh – Mengimplementasikan KM berarti Anda siap berkomitmen untuk melakukan review pada organisasi, melakukan make over serta merubah pola pikir. Jangan pernah berpikir Anda akan sukses menjalankan KM hanya dengan install IT system baru atau mencoba-coba Community of Practice (CoP). Anda tidak akan mendapatkan apa-apa dari KM jika melakukannya dengan setengah hati.
 
Untuk mengimplementasikan KM secara menyeluruh, Anda membutuhkan manajemen perubahan (change management). Artinya, KM tidak bisa dibuat sekaligus. Ada tahap demi tahap yang harus dilalui serta mekanisme untuk mengukur perubahan yang memastikan tiap tahap telah tercapai. Change management dalam KM juga berarti harus ada Pilot Project serta tim khusus yang fokus mengawal proses perubahan tersebut
 

5. KM harus menyatu dengan bisnis – Jika KM tidak menyatu (embedded) dengan bisnis, maka Anda beresiko kembali ke keadaan sebelum KM diimplementasikan. Artinya, semua usaha yang sudah dikeluarkan akan sia-sia. Keadaan ini banyak sekali ditemukan dari organisasi yang menerapkan KM. Anda tidak bisa hanya mengharapkan tim KM dalam menjalankan aktivitas KM. Tim KM hanya bertugas untuk memastikan KM selaras dengan framework yang telah ditentukan serta memberikan support jika diperlukan. Agar tidak sia-sia, aktivitas KM harus dilakukan secara konsisten oleh divisi bisnis.
 
Tips pertama untuk menyatukan KM dengan bisnis ialah dengan memasukkan aktivitas KM dalam proses bisnis. BP menyatukan KM dalam bisnis dengan mewajibkan semua project dimulai dengan Peer Assist, melakukan After Action Review selama project berjalan serta membuat lesson learned dengan Retrospect. Tips kedua ialah dengan menyusun tugas dan tanggung jawab yang jelas. Shell membuat job description, objectives dan deliverables yang terukur untuk jabatan Knowledge Manager dan Subject Matter Experts. Masing-masing jabatan tersebut juga di review secara normal, yaitu sebagai bagian dari proses appraisal. Tips ketiga ialah memberikan penghargaan (reward) bagi yang melaksanakan dan sangsi (punishment) bagi yang tidak melaksanakan. Buckman Labs, perusahaan yang menginspirasi MAKE Awards, menerapkan reward and punishment secara konsisten. Melissie Rumizen, CKO di Buckman Labs dan salah satu KM Guru, pernah berkata. “Kami memberikan penghargaan bagi KM. Jika Anda melaksanakan KM, kami memberikan penghargaan dengan memberikan anda kesempatan bekerja disini”.
 
    
6. KM tidak hanya butuh dukungan top management, tetapi juga harapan yang jelas – Pada umumnya, karyawan mampu mengerjakan pekerjaannya. Sayangnya, terkadang pekerjaan yang diberikan tidak memiliki harapan yang jelas. Pekerjaan seringkali tidak memiliki hasil akhir yang pasti, selalu berubah ubah dan tidak konsisten. Ketika karyawan merasa telah melakukan pekerjaan yang diminta, ternyata harapan dari atasan atau klien berbeda. Perbedaan tersebut yang membuat karyawan seakan akan tidak kompeten untuk pekerjaan tersebut.
 
Hal yang sama terjadi dengan KM. Bentuk KM seringkali tidak jelas dan tidak terbayangkan oleh karyawan. Mereka diharapkan melakukan KM sebagai bagian dari pekerjaan, tetapi tidak ada indikator yang menyatakan bahwa KM telah terlaksana. Sharing misalnya. Praktisi KM selalu mengatakan pentingnya sharing untuk peningkatan kinerja. Akan tetapi, karyawan jarang diberikan pemahaman bagaimana kinerja dapat terbantu dengan sharing dan seberapa banyak sharing harus dilakukan sebelum berdampak pada kinerja. Pada kasus lain, harapan terhadap KM dari top management kerap berubah. Apakah ketika karyawan telah mengikuti sesi CoP dan melakukan AAR telah dianggap sebagai aktivitas KM? Jika iya, seberapa banyak, bagaimana caranya, apa sangsi jika tidak melaksanakan, apa penghargaan yang didapatkan?
 
Harapan dapat tertulis maupun tidak tertulis. Harapan terhadap KM seringkali tidak tertulis dan tidak berdampak pada penilaian terhadap karyawan tersebut. Jika tidak ada harapan yang jelas dari manajemen serta karyawan tidak mendapatkan dampak dari KM terhadap pekerjaan sehari harinya, pertanyaannya ialah mengapa KM harus menjadi prioritas oleh karyawan? Harapan terhadap KM harus jelas dan tertulis. Bentuk harapan diantaranya ialah indikator pelaksanaan, hasil akhir dari proses (deliverables), standar minimum pelaksanaan, review pencapaian, sangsi serta penghargaan.   

7. KM harus digunakan pada pengambilan keputusan penting – Pada akhirnya, KM merupakan tools untuk memastikan perusahaan mengambil keputusan pada saat yang tepat dan menggunakan pengetahuan yang dibutuhkan. Dengan keputusan yang tepat, bisnis akan memberikan manfaat yang diharapkan. Pengambil keputusan bisa saja seorang operator lapangan, front line officer, QC supervisor, HSE Manager, atau Direktur Bisnis. Terlepas apapun jabatannya, KM akan sangat berguna bagi seluruh lapisan organisasi. Tetapi keterlibatan senior management akan memberikan hasil yang berbeda. Mereka mampu memberikan perubahan dan dampak yang besar terhadap bisnis. Ketika KM sudah menjadi acuan penting dalam pengambilan keputusan, maka titik itulah KM sebuah organisasi mencapai puncak kesuksesannya.
 

Bagaimana menurut Anda? Apakah organisasi tempat Anda sudah melakukan tips-tips diatas? Atau Anda memiliki tips atau pengalaman lain yang ingin dibagikan? Silahkan share pendapat Anda di form comment dibawah ini. Jangan lupa share juga artikel ini ke rekan atau kenalan Anda. Happy sharing :)