Knowledge Manager

Knowledge Manager

Aliquam erat volutpat. Proin euismod laoreet feugiat. In pharetra nulla ut ipsum sodales non tempus quam condimentum. Duis consequat sollicitudin sapien, sit amet ultricies est elementum ac. Aliquam erat volutpat. Phasellus in mollis augue.

Website URL: http://www.youjoomla.com

7 Blog KM Aplikatif dan Mudah Dipahami

Monday, 23 December 2013 23:23

Salah satu pertanyaan yang sering kami dapatkan ketika selesai training atau presentasi di klien ialah, "dimana ya kalau saya mau cari bahan tentang KM di internet yang gratis tetapi aplikatif?" 

 
Pertanyaan ini wajar saja karena KM adalah ilmu yang relatif baru dibandingkan dengan cabang ilmu lainnya. Salah satu kelemahan ilmu baru seperti KM ialah sumber yang masih sedikit tersedia online. Selain itu, sumber atau referensi yang beredar, sebagian besar masih berupa konsep dan disajikan dengan bahasa yang sulit dimengerti. Hal ini juga yang menjadi perhatian kami. Website ini pun dibangun dengan semangat untuk memberikan sumber dan referensi ter update terkait KM dan aplikasi praktisnya.
 
Berikut ini beberapa sumber online yang kami rekomendasikan untuk praktisi KM maupun mereka yang sekedar tertarik dengan “binatang” bernama Knowledge Management:
 
Gurteen Knowledge Management Community
Ini adalah salah satu sumber utama untuk bertanya dan mendapatkan insight tentang KM. Sejak awal, David Gurteen sudah lebih dulu terkenal dengan Knowledge Café nya. Melalui websitenya, Gurteen menjadi pioneer sebagai portal KM bagi KMers di seluruh dunia. Salah satu bagian yang membuatnya menarik ialah Gurteen Knowledge Management Community yang dibuat di LinkedIn. Hampir seluruh pakar KM dunia secara konsisten terlibat diskusi di forum ini. FYI, Anda harus menjadi member LinkedIn jika ingin terlibat diskusi di sini.
 
Link Website: http://gurteen.com/
 
 
Nick Milton
Jika Anda ingin mencari blog yang paling banyak membahas tentang aplikasi KM, maka blog ini adalah rekomendasi pertama kami. Tulisan dan artikel miliknya sangat lengkap, aplikatif, dan paling penting, selalu di update hampir setiap hari. Terlepas dari Nick adalah rekan kami di Knoco Ltd., track record nya di dunia KM sangat meyakinkan. Nick adalah salah satu individu yang mensukseskan BP menjadi perusahaan dengan budaya KM yang sangat kuat. Blog ini bahkan menjadi acuan kami dalam membuat artikel di website ini.
 
 
 
Anecdote
Blog ini menjadi menarik karena fokus mereka. Story telling. Seperti kita tahu, teknik story telling sudah menjadi teknik favorit untuk melakukan sosialisasi dan campaign KM. Blog ini menyajikan insight dan teknik-teknik menarik tentang story telling dan aplikasi praktisnya. Walaupun berfokus pada KM, tetapi materi story telling yang disajikan sangat beragam dari leadership hingga personal development
 
 
 
Chris Collison
Nama Chris sudah sangat terkenal di dunia KM. Buku Learning to Fly karangannya, menjadi acuan implementasi KM di banyak perusahaan. Aktif sebagai konsultan KM, Chris secara aktif menulis pengalaman dan wisdom nya melalui blog dan forum. Tulisan Chris menjadi favorit seperti bukunya, sederhana namun aplikatif. FYI, Chris juga anggota KM team bersama Nick di BP.
 
 
 
Roan Yong
Blog ini dikelola oleh Roan Yong, praktisi KM dari Singapura yang juga bekerja di salah satu public sector. Blog miliknya cukup beragam, tidak selalu tentang KM tetapi juga membahas social collaboration dan innovation. Satu yang menarik dari Roan Yong ialah free e-book miliknya yang membahas Social Collaboration dengan sangat mudah dan aplikatif.
 
 
 
Nancy Dixon
Conversation MattersTag line tersebut menjadi inti dari blog ini. Nancy fokus pada metode paling sederhana (dan paling aplikatif) dalam KM, yaitu percakapan. Walaupun blog miliknya sangat sederhana, tetapi tidak kualitas artikelnya. Selain selalu bercerita tentang teknik conversation, tulisannya juga menyajikan teknik implementasi KM dan insight menarik.
  
 
 
Iqbal Fajar
Iqbal adalah konsultan di Knoco Indonesia dan kontributor utama di website ini. Aktif di dunia KM Indonesia sejak 5 tahun yang lalu, Iqbal mulai banyak menulis artikel dan insgiht tentang KM melalui blognya, NgobrolKM. Kelebihan utama dari blog ini ialah penggunaan bahasa Indonesia dan update yang reguler. Banyak tulisan di website ini juga merupakan versi remake dari blognya. Salah satu yang menarik dari blognya ialah Online Library. Fitur tersebut merupakan repository ebook tentang KM dan Social Network Analysis yang dibagikan secara gratis. 
 

 

 

 

 

KM: What Is and What Is Not

Thursday, 19 December 2013 13:43

“Kami sudah melakukan KM selama 2 tahun terakhir ini.” 

 

Kalimat itu yang pertama kali muncul ketika tim kami memulai diskusi dengan salah satu klien di bidang Food and Beverages. Pembukaan yang cukup mengejutkan. Jika mereka memang sudah melakukan KM, kenapa kami diundang sharing siang itu? FYI, klien ini meminta kami membantu mereka untuk mereview inisiatif KM yang sudah berjalan dan memberikan solusi bagaimana KM bisa sesuai dengan model bisnis baru mereka. Pertanyaan dalam hati saya kemudian terjawab dengan kalimat selanjutnya.

 

“Kami sudah punya portal dan repository untuk menaruh file-file penting dan pengumuman. Kami juga membuat internal chat sehingga karyawan bisa diskusi kapan saja. Ada juga e-learning yang dipakai untuk internal training and certification. Kami juga langganan jurnal dan artikel berbayar. Intinya, kami sudah berinvestasi cukup banyak dalam membangun sistem untuk KM dan sekarang sedang mengembangkan beberapa fitur baru.”

 

Tim menunggu lebih lama untuk mendengarkan penjelasan lainnya. Tapi penjelasan tidak berlanjut. Dari serangkaian pertanyaan lainnya, kami mengambil kesimpulan. Klien memang sudah melakukan KM tetapi bukan KM dalam bentuk lengkap. Kalau boleh lebih ekstrim, itu bukan KM. Tapi document management

 
Kesalahan Umum dalam KM

Terlepas dari tren KM yang beberapa tahun terakhir melanda Indonesia, banyak organisasi yang seringkali salah mendefinisikan KM. Ketika sudah ada IT system, e-learning, training KMCommunity of Practice atau document management, maka organisasi menganggap sudah memiliki KM.

 

Ini jelas salah.

 

KM jauh lebih besar dari sekedar investasi IT system, melakukan training, membuat e-learning, atau menuliskan laporan project. Melihat KM dengan perspektif tersebut, sama seperti orang buta berdebat tentang bentuk gajah. Semua benar tapi tidak lengkap.

 

Berikut beberapa kesalahan yang umum terjadi dalam menggambarkan apa itu KM dan apa yang bukan:

 

KM tidak sama dengan training – Walaupun training merupakan salah satu bentuk transfer pengetahuan paling efektif, bukan berarti memberikan training, sudah dianggap melakukan KM. Training juga memiliki kelemahan paling krusial, tidak dapat dilakukan sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari. Hanya dengan menggabungkan KM dengan proses bisnis, pengetahuan dapat memberikan manfaat terbaiknya, peningkatan kinerja.

KM lebih dari studi kasus dan best practice – Salah satu deliverables dari KM ialah studi kasus dan best practice. Tetapi, bukan berarti sekumpulan best practice adalah KM. Alasan mengapa best practice saja tidak cukup ialah karena dokumen tersebut dihasilkan oleh banyak orang. Artinya, dokumen tersebut belum terstandardisasi dan paling penting, belum tervalidasi. Untuk memastikan hasil akhir yang dapat digunakan oleh seluruh organisasi, studi kasus dan best practice perlu disintesis menjadi semacam panduan. Di Knoco, kami menyebutnya sebagai Knowledge Assets

 

KM lebih dari Manajemen Dokumen – Seperti yang sudah diceritakan sebelumnya, banyak praktisi KM (KMers) yang salah mengartikan KM sebagai manajemen dokumen. Perbedaan utama antara keduanya adalah dari perspektif melihat pengetahuan. Dalam manajemen dokumen, pengetahuan didefinisikan sebagai bentuk fisik yang bisa disimpan, ditaruh dan dipindahkan seperti barang. Pada kenyataannya, pengetahuan yang sebenarnya ada di kepala manusia. Hanya sebagian kecil dari pengetahuan yang kita miliki dapat dituangkan dalam bentuk fisik seperti buku, artikel, dokumen atau sejenisnya. 

 

Knowledge Management berfokus pada manusia dan pengetahuan yang mereka miliki. Artinya, KM yang benar bukan memastikan karyawan mengelola dokumen mereka. Tetapi fokus agar karyawan di seluruh organisasi bisa bertukar pengalaman mereka dan menggunakan pengetahuan tersebut untuk bekerja lebih baik lagi. 


Bagaimana menurut Anda? Apakah pengalaman dan kesalahpahaman tentang KM seperti ini pernah Anda temui di organisasi? Atau ada kesalahpahaman lain yang pernah Anda temukan? Silahkan sharing pengalaman di form comments dibawah ini. Happy sharing :)

Mengukur Sukses Knowledge Management

Tuesday, 17 December 2013 08:41

* Tulisan ini juga diterbitkan di PortalHR.com 

 

Setiap kali kami menyampaikan konsep KM kepada kebanyakan top executive, pertanyaan terakhir yang selalu mereka ajukan adalah bagaimana mengukur keberhasilan KM secara finansial terhadap kinerja perusahaan. Ini merupakan pertanyaan yang wajar-wajar saja. Setiap eksekutif tentu saja perlu memastikan bahwa dana yang mereka gunakan untuk kegiatan perusahaan harus dapat secara manfaat dipertanggungjawabkan terkait suksesnya perusahaan.

 

Manfaat secara finansial tidak dapat diukur secara kualitatif dengan mudah di awal penerapannya. Hal ini disebabkan karena KM lebih merupakan kegiatan yang bersifat intangible. Buat yang belum memahami KM secara utuh sangat sulit menerima jawaban ini. Jika mau sedikit nakal, dapat saja dipaksakan untuk memperkirakan manfaatnya secara kuantitatif. Namun, hal ini sama saja dengan membohongi diri sendiri dan jika ditelusuri lebih jauh akan terlalu banyak asumsi-asumsi yang harus digunakan. Tentu saja hal ini tidak baik untuk reputasi penerapan KM.

 

Untuk menjawab bagaimana mengukur sukses KM, disarankan untuk menggunakan analogi berikut ini. Menerapkan KM tidaklah sama seperti membangun sebuah pabrik. Kalau membangun pabrik kita dapat membuat hitungan cashflow-nya dengan relatif mudah.  Kita dapat membuat perkiraan berapa investasi yang diperlukan, berapa banyak produksi yang akan dihasilkan, berapa perkiraan harga jual dan lain sebagainya terkait komponen biaya dan revenue. Pada akhirnya kita mengetahui perkiraan “return on investment” (ROI) yang akan diperoleh.  Angka ini yang menjadi salah satu focus untuk mengambil keputusan “go” or “no go”.

 

Bagaimana dengan investasi di KM? Menerapkan KM itu ibarat menanam pohon buah. Saat akan menanam kita tidak dapat secara akurat memperkirakan berapa banyak buah yang akan dihasilkan, bagaimana kualitasnya dan kapan akan berbuahnya. Semua itu ditentukan oleh banyak faktor. Kita mesti pandai memilih bibit yang bagus, tahu di mana tempat menanam yang cocok, mengerti cara memupuki dan memeliharanya, siap dengan pencegahan hama yang menyerang, faham cara memanen yang tepat dan lain sebagainya.  Jika ini semua dilakukan dengan baik tentu saja pada akhirnya kita akan memetik hasil buah yang banyak dan berkualitas. Hasil ini kalau dinilai dengan pendekatan ROI akhirnya terbukti bahwa investasi kita tidak sia-sia dan memberikan hasil yang luar biasa.

 

Dalam penerapan KM, banyak hal yang harus dilakukan kalau kita ingin mendapatkan hasil yang diharapkan. Tidak cukup hanya dengan kegiatan Community of Practice (CoP) saja atau memasang teknologi informasi berupa KM portal untuk internal chat atau repository. CoP tidak akan banyak bermanfaat kalau tidak didasari kebutuhan yang jelas dan sistem prosedur pelaksanaan yang menjamin kelangsungannya. Teknologi bisa membantu KM tapi tidak akan mengalirkan pengetahuan yang ada di organisasi.

 

KM hanya memberikan manfaat jika seluruh komponen framework (People, Process, Technology, Governance) sudah tersedia dan berjalan. Semua komponen tersebut menjadi instrumen yang berfungsi secara terintegrasi untuk mencapai suksesnya implementasi KM dan memberi manfaat dan dukungan bagi suksesnya perusahaan.