Knowledge Manager

Knowledge Manager

Aliquam erat volutpat. Proin euismod laoreet feugiat. In pharetra nulla ut ipsum sodales non tempus quam condimentum. Duis consequat sollicitudin sapien, sit amet ultricies est elementum ac. Aliquam erat volutpat. Phasellus in mollis augue.

Website URL: http://www.youjoomla.com

Teknologi dan Budaya: Insight dari Knoco KM Maturity Survey

Wednesday, 16 April 2014 10:51

Knowledge Management (KM) telah diakui oleh sebagian besar perusahaan dan organisasi terkemuka di Indonesia dan dunia sebagai salah satu inisiatif yang mendukung bisnis. Sebut saja British Petroleum (BP) yang sukses dengan learning loop-nya, serta Buckman Labs dengan percepatan research and development-nya. Atau contoh local seperti Pertamina dengan Continuos Improvement Program (CIP)-nya serta Unilever dengan Community of Practice-nya.

 

Tetapi, bukti kesuksesan tersebut tidak berhenti sampai disitu. Ada banyak pertanyaan yang kemudian muncul, khususnya bagi organisasi yang akan memulai atau telah melakukan implementasi KM. Bagaimana posisi KM di organisasi? Sudah sejauh mana berhasil diimplementasi? Bagaimana tingkat kedewasaan (maturity level) KM yang sudah berjalan? Apa saja yang menjadi lesson learned dari implementasi KM?

 

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, Knoco Ltd. telah melakukan survey awal tentang Tingkat Kedewasaan (Maturity Level) KM selama satu tahun terakhir. Survey ini menjadi awalan dari survey KM Global yang dilakukan selama bulan April (silahkan mengikuti survey tersebut disini).

 

Survey KM Maturity menilai implementasi dan tingkat kedewasaan KM di organisasi dalam skala 1-5 untuk 10 indikator KM, yaitu:

 

  • Learning Before
  • Learning During
  • Learning After
  • Communities of practice (CoPs)
  • Ownership of Knowledge
  • KM roles
  • KM technologies
  • Behavior and culture
  • Governance
  • Business alignment

 

Berikut ini ringkasan hasil survey dalam bentuk grafik:

 

Apa insight yang bisa didapat dari hasil agregat diatas?

 

  • Hampir seluruh region responden telah cukup maju dalam mengimplementasikan KM. Terlihat dari nilai rata-rata yang lebih dari 3. Hanya responden dari region Afrika Selatan (South Africa) yang secara rata-rata dibawah 3. 
  • Secara umum, nilai yang paling tinggi dari keseluruhan indikator adalah Teknologi. Hasil ini memperlihatkan kita bahwa Teknologi tidak lagi menjadi isu penting bagi sebagian besar responden survey.
  • Indikator yang mendapat nilai tertinggi kedua adalah Culture and Behaviour (Budaya dan Kebiasaan). Hal ini menarik karena sejak dulu, budaya selalu menjadi kambing hitam dalam kegagalan implementasi KM. Pada kasus ini, hanya satu region responden (South Africa) yang menilai bahwa budaya dan kebiasaan masih menjadi isu serius (<2.5).

 

Insight dari hasil survey ini menimbulkan pertanyaan menarik lainnya. Berdasarkan pengalaman kami membantu organisasi menerapkan KM, Teknologi dan Budaya biasanya merupakan hasil akhir dari keseluruhan proses implementasi KM. Jika Teknologi dan Budaya memiliki nilai tertinggi, apa inidikator yang menghambat implementasi KM? Berikut ini tiga indikator dengan nilai terendah:

 

  • KM Roles (Peran/Tugas). Kurang jelasnya tugas dan tanggung jawab pelaksanaan KM menjadi salah satu masalah klasik yang juga terekam dalam survey ini. KM harus memiliki kejelasan tugas dan tanggung jawab. Tanpa peran dan tanggung jawab, KM akan menjadi tanggung jawab bersama. Seperti yang kita tahu, “tugas bersama” sama saja halnya dengan “bukan tugas saya”.
  • Business Alignment (Keselarasan dengan Bisnis). Tidak ada gunanya menerapkan KM jika tidak membantu bisnis. Kalimat itu yang selalu kami katakan kepada siapapun yang tertarik dengan inisiatif KM. Tanpa hubungan yang jelas dan terukur antara KM dengan tujuan bisnis, maka sebagus apapun strategi dan tools KM, organisasi tetap akan menganggapnya sebagai pemborosan. Pada akhirnya, tujuan KM adalah membantu bisnis. Jika tidak membantu bisnis, buat apa menerapkan KM?
  • Governance (Tata Kelola). Indikator tata kelola menjadi indikator paling rendah dan memiliki gap cukup jauh dari indikator lainnya. Sebagian besar responden hanya memberi nilai 2 bagi organisasi mereka. Hal ini sudah diduga sebelumnya. Sebagian besar organisasi yang menerapkan KM memulai inisiatifnya dengan bentuk sederhana dan pilot project seperti Community of Practice, After Action Review atau Peer Assist. Setelah terbukti memberikan manfaat, baru diperluas menjadi aktivitas atau tools lainnya. Pendekatan ini memang terbukti paling efektif, tetapi banyak organisasi melupakan aspek tata kelola dalam tahapannya. Tata kelola memberikan kepastian sekaligus panduan yang jelas bagi terciptanya budaya KM dengan 3 aspek utamanya, yaitu harapan yang jelas, reward and performace management, serta dukungan dari organisasi.

 

Pertanyaan lain yang mengemuka, apa yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mengatasi masalah ini? Jawabannya akan bervariasi. Semua tergantung pada kondisi dan kebutuhan organisasi. Saran kami, lakukan KM Assessment terhadap kondisi organisasi saat ini, kemudian tindak lanjuti gap yang ditemukan. Dengan pendekatan ini, Anda akan lebih fokus dan efisien dalam menentukan langkah selanjutnya.

 

Tertarik lebih lanjut tentang best practice dan guiding principle implementasi KM? Silahkan intip artikel berikut ini: 7 Tips Sukses Implementasi KM

KM Masterclass batch-2: We Are KM Masters!

Monday, 10 February 2014 15:29

Lebatnya hujan yang mengguyur Jakarta pagi itu tidak menyurutkan semangat peserta untuk mengikuti sesi training KM Masterclass batch 2. Sesi yang diadakan pada 5-7 Februari di JS Luwansa Hotel ini, diikuti oleh 22 orang peserta dari 10 perusahaan dan 1 organisasi nirlaba.

 

Sedikit berbeda dengan batch sebelumnya, instruktur kali ini bukan hanya Sapta Putra Yadi dan Iqbal Fajar saja. Turut serta juga Rayanti Binawan, perwakilan dari Knoco Benelux serta Luky, pakar IT untuk KM System. Keempat instruktur tersebut akan bergantian sharing serta memberikan insight tentang bagaimana Knowledge Management mendukung bisnis. 


"It's a comprehensive training on KM. If you want to implement or to induce KM in your business, then this class is the right place to go" - Retno Utaira, WWF 

Sesi dimulai dengan storytelling tentang fenomena Amazon, Kaskus, dan Starbucks yang mampu mengubah industri di bidangnya. Mereka sukses mengelola pengetahuan untuk memenangkan persaingan. Diskusi kemudian dilanjutkan dengan framework dan konsep dasar KM. Hal ini penting karena jika KM tidak dilaksanakan dengan lengkap maka manfaatnya tidak akan maksimal. Pada sesi ini, peserta juga mulai tertarik tentang aplikasi dan implementasi KM.

 

 

Masih di hari pertama, peserta berlomba membangun tower tertinggi dalam game Bird Island. Melalui game yang terstandardisasi internasional ini, peserta diajak untuk memahami pentingnya Learning Before, During, After dalam pekerjaan sehari-hari. Beberapa tower yang dibangun oleh peserta sukses berdiri dan beberapa lainnya harus tumbang oleh “angin topan” dan “gempa bumi”. 


 "Knoco Indonesia menjawab tanda tanya besar saya mengenai KM. Melalui training ini, Knoco Indonesia mempersiapkan landasan kuat bagi passion saya di KM untuk segera take off. This is really "something in it for me" - Cicilia Haryani, Djarum 


Sesi di hari kedua tidak kalah seru. Hampir seluruh peserta terlibat diskusi seru tentang penyusunan KM Strategy dan KM Assessment. Insight dari instruktur memberikan keyakinan peserta bahwa KM tidak selalu harus Community of Practice, sharing, atau IT System saja. Masih banyak metode KM lain seperti Knowledge Assets, Knowledge Retention atau Learning Cycle yang dapat digunakan. Semua tergantung bagaimana KM akan membantu bisnis (Value Proposition) serta hasil KM Assessment dari keadaan awal organisasi tersebut.

 

 

Serunya diskusi juga membuat salah seorang peserta berinisiatif sharing KM Strategy yang sudah dibuat oleh organisasinya. Peserta dan Instruktur pun diundang untuk terlibat memberikan masukan serta pertanyaan membangun. 


"Training ini sangat baik untuk membantu mencari ide dalam membangun KM karena dilengkapi dengan contoh-contoh penerapan di perusahaan lain serta tools KM secara komprehensif" - Endang Prastiwi, Bank UOB Indonesia  


Selesai dengan KM Strategy, peserta ditantang dengan game penuh makna lainnya, Marshmallow Challenge. Melalui game ini peserta diajak untuk menyadari pentingnya melakukan prototype dalam melakukan aktivitas. Dalam implementasi KM, prototype adalah pilot project yang menjadi kunci kesuksesan aktivitas selanjutnya.

 

Knowledge Mapping juga menjadi salah satu materi yang mencerahkan bagi peserta. Tools ini berguna bagi organisasi untuk menentukan pengetahuan kritikal yang harus dijaga dan dikelola. Pentingnya tools ini bahkan membuat beberapa peserta mengusulkan untuk menambah aspek dampak (impact) dalam tools Knowledge Mapping agar prioritas pengelolaan pengetahuan menjadi lebih terarah.

 

 

Hari ketiga training KM Masterclass berfokus pada salah satu tools KM, yaitu Community of Practice (CoP). Pada sesi ini, para instruktur tidak hanya memberikan materi tetapi juga melakukan role play sebuah CoP. Melalui metode ini, peserta mendapatkan pengalaman langsung memulai, menjalankan, serta mensukseskan CoP. Sesi KM System juga mendapat apresiasi tinggi dari peserta. Instruktur tamu yang berpengalaman dalam KM System mampu membuat kagum peserta dengan salah satu studi kasusnya. Bahkan, organisasi yang dijadikan studi kasus direncanakan akan menjadi salah satu tujuan studi banding oleh peserta.   


 "Training ini membahas A-Z tentang KM. Mulai dari memulai, menjaga, serta melakukan evaluasi efektivitas KM. Instrukturnya juga kompeten dan berpengalaman dalam implementasi KM di Indonesia dan di Internasional" - Dhiana Syamsiah, Inpex Corporation 


Training diakhiri dengan pembuatan Action Plan berupa KM project yang akan dilaksanakan di organisasi masing-masing. Tim konsultan Knoco Indonesia akan menindaklanjuti Action Plan ini dalam bentuk free consulting visit.

 

 

Sebagai salah satu apresiasi, peserta juga mendapatkan sertifikat KM Masterclass serta souvenir. Salah satu souvenir ialah sticker bertuliskan kalimat yang menjadi inspirasi sekaligus pemersatu komunitas KM enthusiast yang baru lahir ini. Proud to be KM Master.

 

Selamat kepada seluruh KM Master batch 2!

 

Berikut ini perusahaan dan organisasi yang ikut serta dalam KM Masterclass batch 2:

-          Djarum

-          Chevron Indonesia

-          BPJS Ketenagekerjaan (Jamsostek)

-          Angkasa Pura 2

-          TJB Power Services

-          Rekayasa Industri

-          Bank UOB Indonesia

-          WWF

-          Inpex Corporation

-          HCML 

-          Supraco Indonesia  

 

Tertarik dengan training ini? Silahkan menghubungi kami melalui form disamping atau tinggalkan komentar Anda di artikel ini.

Kegilaan Organisasi: Mengapa kita selalu mengulang kesalahan

Friday, 17 January 2014 13:51

Salah satu quote terkenal dari Albert Einstein tentang kegilaan adalah “melakukan hal yang sama berulang kali dan mengharapkan hasil yang berbeda”. Pada kenyataannya, analisis tentang kinerja organisasi menunjukkan hasil yang berbeda. Organisasi, baik berorientasi profit maupun nirlaba selalu mengulang kesalahan mereka. Salah satu analisis menarik tentang pengulangan kesalahan ini dijelaskan oleh salah satu rekan kami di Knoco Internasional, Rupert Lescott melalui serangkaian artikel di blognya.

 

Analisis tersebut memperlihatkan bahwa organisasi selalu mengulang beberapa kesalahan yang dapat berdampak pada terganggunya kinerja.

 

Jika mengacu pada quote Albert Einstein, muncul pertanyaan menarik. Apakah organisasi sudah “gila”? Atau ada faktor lain yang menyebabkan kesalahan terus berulang?

 

Faktor lain tersebut mungkin saja sesuai dengan paradigma yang disampaikan oleh Farnam Street dalam blognya, “Ini kasus yang berbeda”. Menurut artikel tersebut, frasa “ini kasus yang berbeda” mungkin kalimat paling merugikan yang pernah diucapkan (most costly words ever spoken).

 

Bagaimana bisa?

 

Kata tersebut secara tidak langsung membawa kita untuk mengambil kesimpulan bahwa kasus atau pengalaman yang sudah terjadi tidak bisa digunakan untuk menyelesaikan masalah kita. Ketika melihat studi kasus, pengalaman atau pelajaran dari kesalahan masa lalu, kita cenderung melihat perbedaan yang terjadi antara pengalaman dengan kebutuhan saat ini. Kita terlalu fokus pada perbedaan daripada mencari persamaan atau pelajaran dari kasus masa lalu.

 

Mengapa kita terlalu berfokus pada perbedaan?

 

Salah satu alasannya adalah karena organisasi secara tidak langsung menganggap perbedaan lebih baik dari persamaan. Berbeda selalu identik dengan baru dan perubahan. Kepala Divisi akan menegur stafnya jika program yang diajukan itu-itu saja, Direktur akan protes jika target pendapatan hanya mengikuti tahun lalu serta banyak kasus lainnya.

 

Dalam beberapa keadaan, perbedaan memang bagus. Tetapi apa gunanya melakukan hal yang berbeda jika kesalahan yang sudah pernah terjadi tidak pernah diperbaiki? Apa manfaatnya melakukan hal berbeda tetapi justru melupakan best practice yang sudah terbukti?

 

Pada kenyataannya, hampir sebagian besar penyebab utama (root cause) dari permasalahan dan kesalahan yang dilakukan oleh organisasi tidak jauh berbeda. Yang menjadikannya terlihat berbeda ialah karena terkadang kita salah menilai penyebab utama masalah tersebut. Kita cenderung menilai penyebab masalah yang terlihat adalah penyebab utamanya. Padahal penyebab masalah tersebut mungkin saja hanya indikasi, bukan sumber utamanya.

 

Lalu apa yang harus dilakukan?

 

Daripada memulai segala sesuatu dengan hal yang berbeda dan membuat dari dasar, mulailah melihat lebih jauh pengalaman yang sudah ada. Tinggalkan paradigma “ini kasus yang berbeda” dan ganti dengan “ini kasus yang sama”. Lakukan analisis mendalam terhadap pengalaman dan kesalahan yang pernah terjadi sebelum memulai pekerjaan. Pastikan penyebab masalah yang sebenarnya. Setelah insight, best practice dan lesson learned didapatkan, maka barulah mulai merencanakan aktivitas Anda.

 

Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menemukan penyebab masalah utama ialah Root Cause Analysis (RCA).  Ada beberapa teknik RCA tetapi yang paling umum dan aplikatif ialah metode “5 Whys (5 Mengapa). Aplikasinya ialah dengan cara menanyakan “Mengapa?” hingga didapatkan penyebab masalah utama yang dapat diperbaiki untuk meningkatkan performa. Berdasarkan pengalaman, proses ini mungkin dapat menyebabkan beberapa orang tidak nyaman. Tetapi seringkali ketidaknyamanan tersebut justru memberikan bukti bahwa masalah sebenarnya belum teridentifikasi.

 

Di Knoco, selain menggunakan RCA, kami mengubah paradigma “ini kasus yang berbeda” melalui Peer Assist. Melalui metode ini, setiap pekerjaan atau aktivitas strategis harus melakukan review dengan pekerjaan lain yang serupa dan pernah dilakukan sebelumnya. Tim atau individu yang akan memulai pekerjaan akan mengundang tim lain yang pernah melakukan pekerjaan serupa. Secara terbuka, tim yang sudah berpengalaman akan memberikan pengalaman dan pelajaran dari pekerjaan mereka.

 

Jika Anda memulai dengan paradigma “ini kasus yang sama”, maka Anda akan menemukan fenomena baru. “ini pernah kita kerjakan sebelumnya”; “metode ini pernah kita gunakan di pekerjaan lainnya”; “kita pernah gagal menggunakan metode ini” serta fenomena persamaan lainnya. Ketika paradigma telah berubah, maka organisasi Anda juga akan terhindar dari kegilaan yang didefinisikan oleh Albert Einstein 

 


 

Bagaimana menurut Anda? Apakah paradigma "ini kasus yang berbeda" juga menghambat kinerja dan proses belajar organisasi Anda? Silahkan memberikan pendapat melalui kolom Comments dibawah. Jangan lupa sebarkan juga artikel ini ke jaringan professional. Happy Sharing.