Knowledge Manager

Knowledge Manager

Aliquam erat volutpat. Proin euismod laoreet feugiat. In pharetra nulla ut ipsum sodales non tempus quam condimentum. Duis consequat sollicitudin sapien, sit amet ultricies est elementum ac. Aliquam erat volutpat. Phasellus in mollis augue.

Website URL: http://www.youjoomla.com

Wikipedia: Pelajaran tentang bagaimana bisnis berubah di Era Pengetahuan

Tuesday, 12 November 2013 15:02

Beberapa waktu saya membaca buku dengan judul Free : The Future of Radical Price karangan Chris Anderson (tersedia dalam bahasa Indonesia oleh Gramedia). Ada satu potongan wawancara dari salah satu narasumber di buku tersebut yang menarik perhatian saya. Wawancara tersebut dilakukan kepada Josh Kopelman, owner Infonautics, sebuah perusahaan referensi dan riset online bagi para siswa. Singkatnya, Josh bercerita bagaimana bisnis ensiklopedia berubah dari bentuk ensiklopedia yang tebal dan mahal menjadi Wikipedia yang gratis dan mudah diakses.

 

“Pada saat memulai Infonautics, saya mendapat pelajaran berharga. Tahun 1991, ketika kami memulainya, pasar ensiklopedia merupakan industri dengan nilai sekitar 1,2 miliar dolar. Pemimpin pasarnya adalah Britannica dengan penjualan sekitar 650 juta dolar dimana mereka dipandang sebagai standar tertinggi dalam pasar ensiklopedia. World Book Encyclopedia ada di urutan kedua. Baik Britannica maupun World Book menjual ratusan ribu set ensiklopedia setahunnya dengan harga satuan lebih dari 1.000 dolar.

Tetapi pada tahun 1993, industri ini berubah secara permanen. Pada tahun itu, Microsoft meluncurkan Encarta dengan harga 99 dolar. Pada awalnya, Encarta dipandang remeh sebagai ensiklopedia yang dikemas ulang dalam bentuk CD tetapi Microsoft mengenali bahwa perubahan dalam teknologi dan biaya produksi memungkinkan mereka menggeser peta persaingan. Pada tahun 1996, penjualan Britannica telah jatuh menjadi 325 juta dolar atau sekitar separuhnya dibanding tahun 1991. Britannica juga telah memecat staf penjualannya yang terkenal dengan penjualan door to door nya. Pada tahun yang sama, penjualan Encarta meningkat menjadi 100 juta dolar. Dengan hadirnya Encarta dan model bisnisnya, pasar ensiklopedia pun menyusut dari 1,2 miliar dolar menjadi kurang dari 600 juta dolar.

Bagaimana Encarta melakukan hal ini (menyusutkan pangsa pasar dan menjadi pemenang)? Jawabannya adalah melalui  serangkaian inovasi dalam hal teknologi yang mendukungnya (CD ROM vs buku klasik), infrastruktur biaya (tim editorial internal  vs konten berlisensi), model distribusi (eceran di toko computer vs salesman door to door) dan model harga (99 dolar vs 1000 dolar).

Dan saat ini pangsa pasar ensiklopedia telah menyusut (jika belum bisa dikatakan hilang) dengan hadirnya Wikipedia. Melalui mekanisme gratisnya, Wikipedia telah memusnahkan pasar ensiklopedia, baik ensiklopedia cetak maupun CD-ROM. Pada tahun 2009, Microsoft menghentikan secara total pengembangan Encarta.”

 

Wikipedia: Organisasi yang mengubah Industri dengan Inovasi

Wikipedia memang tidak menghasilkan uang sama sekali tetapi bukan itu yang menjadi fokusnya. Yang menarik dibahas ialah bagaimana sebuah pangsa pasar yang sangat besar di Era Industri (Britannica) dan Era Informasi (Encarta) dapat dihancurkan oleh inovasi dan pola pikir yang baru di Era Pengetahuan (Wikipedia). Para kontributor Wikipedia berpendapat dengan saling berbagi (kolaborasi), mereka dapat mengembangkan pengetahuan lebih besar lagi. Tanpa disangka, pola pikir tersebut dapat menghancurkan bisnis banyak perusahaan besar sekelas Britannica dan Microsoft. FYI, visi awal Wikipedia ialah berbagi dan menyediakan pengetahuan bagi dunia

 

Insight lainnya ialah pada bagaimana Wikipedia menghancurkan pasar ensiklopedia. Jika melihat alasan mengapa Encarta dapat mengalahkan Britannica maka hal yang sama sesungguhnya terjadi ketika Wikipedia menghancurkan pasar ensiklopedia sekaligus mengalahkan Britannica dan Encarta. Berikut beberapa alasan tersebut:

 

Teknologi

Teknologi internet yang digunakan oleh Wikipedia memungkinkan seluruh orang mengakses informasinya. Sesuai dengan Hukum Kelimpahan (The Law of Abundance), suatu objek akan semakin berharga ketika tingkat kelangkaannya tinggi (scarcity) dan menjadi semakin tidak berharga ketika tersedia dalam jumlah banyak. Pada kasus ini, kelimpahan terjadi ketika semua orang yang memiliki akses internet dapat mengakses informasi sama dengan yang ditawarkan oleh Encarta dan Britannica. Yang terjadi ialah ensiklopedia yang awalnya berharga (informasi dan konten) menjadi tidak berharga  

 

Infrastruktur biaya

Britannica dan Encarta mengeluarkan biaya untuk menghasilkan kontennya (tim editorial internal dan konten berlisensi) tetapi Wikipedia  tidak perlu memerlukan biaya apapun karena kontributor berasal dari pakar di komunitas yang berbagi konten dengan sukarela.

 

Model distribusi

Untuk memasarkan produknya, Britannica dan Encarta memerlukan rantai distribusi. Jika Encarta melakukan efisiensi dengan mengubah salesman door to door menjadi penjualan di toko computer, maka Wikipedia melakukan hal yang jauh lebih ekstrim. Mereka memotong rantai distribusi hingga dapat mengakses semua penduduk bumi yang memiliki akses internet

 

Model harga

Harga pada akhirnya menjadi puncak kehancuran bisnis ensiklopedia. Dengan beban biaya yang hampir tidak ada (serta semangat kolaborasi), Wikipedia dapat dipasarkan secara gratis. Bandingkan dengan harga Britannica yang mencapai 1000 dolar serta Encarta yang 99 dolar. Dengan konten yang hampir sama, maka GRATIS adalah alasan utama mengapa bisnis ini musnah.

 

Selamat datang di Era Pengetahuan

Inilah kenyataan yang harus kita terima. Bisnis sebesar 1.2 milyar dolar dapat hilang begitu saja hanya dalam kurun waktu kurang dari dekade saja. Dulu, kamus Britannica menguasai hampir seluruh perpustakaan dan rak buku di rumah. Kini, pasar tersebut hampir tidak ada lagi. Hilang oleh inovasi dan keinginan untuk berbagi pengetahuan dari para kontributor Wikipedia.

Apakah kasus Britannica dan Encarta ini hanya berlaku untuk industri ensiklopedia saja? Sayangnya tidak. Industri buku dan percetakan pun mulai mengarah ke nasib yang sama. Tidak ada yang pernah mengira bahwa Borders, salah satu retail buku dan percetakan terbesar akan menutup usahanya pada akhir tahun 2012 lalu. Borders kalah bersaing dengan toko buku online, yang kini berubah menjadi toko serba ada online, Amazon.com.

 

Hal yang sama juga terlihat dari industri Personal Computer yang beberapa tahun ini nilai penjualannya dikalahkan oleh perangkat mobile. Keadaan ini juga sudah diramalkan oleh mendiang Steve Jobs. Beliau mengatakan tidak lama lagi Personal Computer akan berubah menjadi seperti truk. Di masa pertanian, truk adalah lambang kemakmuran seseorang. Semakin lama, ketika mobil pribadi mulai beragam, truk pun mulai ditinggalkan. Pasar truk tidak hilang, tetapi hanya sebagian kecil orang saja yang menggunakannya.

 

Siap atau tidak, industri dan bisnis akan terus berubah. Dan perubahan terjadi dengan sangat cepat. Informasi menjadi tidak lagi berharga. Sebaliknya, pengetahuan menjadi kunci utama memenangkan persaingan. Hanya dengan penguasaan terhadap pengetahuan penting serta inovasi yang terus berkembang, industri dapat bertahan. Inilah insight terakhir dari artikel ini. Pengetahuan dan inovasi bukan hanya berasal dari aset fisik atau dokumen saja, tetapi berkembang dalam interaksi para pekerja pengetahuan (knowledge worker).

 

Organisasi, baik profit maupun non profit perlu memastikan pengetahuan yang dimiliki oleh pekerja pengetahuan ini tetap berkembang dan bermanfaat. Bukan dengan mengikat pekerja dalam kontrak yang ketat atau memaksa mereka bekerja lembur. Pengelolaan pengetahuan dan pekerja pengetahuan harus dilakukan melalui mekanisme berbagi (sharing), pendokumentasian (capturing), pengorganisasian (organizing), serta pemberian akses yang memadai (accessing). Seluruh proses tersebut dikelola dengan pengedalian yang jelas dan sistematis (clear and systematical governance)

 

In the end, Knowledge Management is the answer to sustain business improvement.


Apa pendapat Anda tentang Brittanica, Encarta dan Wikipedia? Mungkinkah kasus yang sama terjadi pada bisnis perusahaan Anda? Silahkan sebarkan ide dan insight ini kepada rekan via Facebook, Twitter, dan social media lainnya. Happy sharing

Knowledge Management dan Strategi Bisnis

Wednesday, 06 November 2013 22:13

Ketika kami melaksanakan training KM Masterclass beberapa waktu yang lalu, salah satu diskusi yang cukup hangat adalah tentang bagaimana Knowledge Management membantu bisnis perusahaan. Banyak dari peserta yang masih sedikit kebingungan dalam melihat hubungan antara Knowledge Management dengan peningkatan produktivitas atau pencapaian target.

 

Hal yang sama juga terjadi ketika kami melakukan presentasi ke klien. Beberapa klien juga melihat Knowledge Management dari perspektif yang salah. Mereka menganggap inisiatif Knowledge Management adalah bagian terpisah dari strategi bisnis. Karena Knowledge Management merupakan bagian yang terpisah, maka implementasinya menjadi tidak terlalu penting dibandingkan dengan menyusun strategi bisnis, mensosialisasikannya ke seluruh karyawan dan tentu saja melaksanakannya untuk mencapai bisnis yang lebih besar lagi.

 

Disinilah kesalahan bermula.

 

Knowledge Management bukanlah bagian yang terpisah dari strategi bisnis. Justru sebaliknya, Knowledge Management adalah bagian terpenting dari strategi bisnis. Pandangan yang salah tersebut salah satunya disebabkan karena definisi dan pemahaman Knowledge Management yang hanya terfokus pada pengelolaan pengetahuan dimana pengetahuan itu sendiri dianggap sebagai dokumen, prosedur atau sistem penyimpanan pengetahuan (knowledge repository system). Knowledge Management yang seperti itu lebih dikenal dengan KM 1.0 dan sayangnya memang sudah diakui sebagai bentuk Knowledge Management yang gagal.

 

Knowledge Management sejatinya adalah peningkatan nilai tambah. Ada sebuah definisi Knowledge Management dari Karl Erik Sveiby yang menarik untuk disimak :

 

“The art creating value by leveraging intangible asset”

 

Knowledge Management adalah seni menciptakan nilai tambah dengan meningkatkan intangible asset. Jadi kata kuncinya ialah nilai tambah (value). Knowledge Management yang tidak berfokus pada nilai tambah bukanlah Knowledge Management yang benar. Nilai tambah akan selalu dan pasti menjadi dasar dari apapun yang dilakukan Knowledge Management.

 

Semua yang dilakukan oleh Knowledge Management harus memiliki nilai tambah, entah itu berupa sharing, repository, community of practice, knowledge mapping atau apapun itu. Dan karena perusahaan adalah sebuah organisasi yang menjual nilai tambah, maka Knowledge Management adalah strategi bisnis yang paling tepat untuk mengembangkan perusahaan.

 

Ketika kita berbicara tentang intangible asset maka fokus utamanya ialah dua komponen paling penting, yaitu sumber daya manusia (people) dan pengetahuan (knowledge). Manusia adalah faktor kritis dalam menjalankan suatu bisnis.

 

Kok bisa?

 

Mudah saja, bisnis mana yang berjalan tanpa manusia? Rasanya tidak ada. Bahkan perusahaan yang sudah secara penuh menggunakan mesin atau IT system tercanggih sekalipun, butuh manusia untuk merawat mesin dan sistemnya. Tentu, terlepas dari mesin itu sendiri buatan manusia.

 

Banyak kasus ketika seorang karyawan pindah atau pensiun, bisnis terganggu. Yang perlu diperhatikan bahwa bukan karyawan biasa yang bisa menentukan sukses atau tidaknya suatu bisnis, tetapi karyawan yang punya kompetensi dan pengetahuan. Mereka adalah Knowledge Worker, intangible asset paling berharga. 

 

Apa yang membedakan seorang Office Boy dengan Direksi? Gampang, pengetahuan dan pengalamannya. Itulah mengapa gaji Direksi lebih tinggi dari Office Boy. Direksi punya pengetahuan yang dapat memberikan nilai tambah lebih besar dari Office Boy sehingga wajar kalau gajinya lebih besar. Jelas bahwa yang menjadi faktor kritis dari perusahaan ialah manusia (people) dan pengetahuan (knowledge). 

 

Kalau mau bahas hubungan manusia dan pengetahuan, akan butuh lebih banyak tulisan lagi. Jadi kita tinggalkan sejenak pembahasan manusia dan pengetahuan. Kita kembali ke fokus awal tentang Knowledge Management dan strategi bisnis.

 

Ketika perusahaan menjalankan bisnis, apa yang paling dibutuhkan selain produk, fasilitas, dan sistem? Jawabannya sudah jelas, pengetahuan. Saya akan menjelaskan ini dengan contoh kasus, yaitu ketika saya bekerja di salah satu perusahaan distributor yang bergerak dibidang pharmaceutical.

 

Saat itu perusahaan tempat saya bekerja menjadi perwakilan suatu produk dari perusahaan Prancis yang berfokus dalam pemanis alami berbahan dasar Thaumatin. Produk itu sendiri merupakan inovasi dalam bidangnya dan memiliki pangsa pasar yang terbuka untuk produk-produk makanan dan pharmaceutical. Karena produk ini sendiri merupakan inovasi, ketika dikenalkan di pasar, kami agak kesulitan untuk meyakinkan beberapa client kami. Alasannya karena produk ini tidak memberikan hasil yang maksimal ketika diaplikasikan. Ada saja masalahnya, mulai dari rasa yang tidak muncul, ada endapan, larutan tidak stabil dan sebagainya.

 

Produk ini pun kelihatannya tidak akan bertahan lama. Tetapi karena keyakinan yang besar dari principal kami, maka terobosan dilakukan. Didatangkanlah ahli dari perusahaan Perancis tersebut. Setelah serangkaian perjalanan dan diskusi dengan klien, masalahnya diketahui. Salah satunya ialah karena teknik aplikasi produk itu sendiri. Dan seperti yang telah diduga. Produk itu berhasil. Terakhir sebelum saya resign dari perusahaan tersebut, produk ini menjadi salah satu kunci utama keberhasilan tim kami.

 

Apa pelajaran yang bisa kita ambil?

 

Bahkan sebuah produk yang bagus, inovatif dan bermanfaat tidak bisa digunakan tanpa pengetahuan yang memadai. Dalam kasus ini, pengetahuan tentang aplikasi produk. Lihat bagaimana pentingnya pengetahuan. Tanpa pengetahuan, bisnis tidak akan berkembang dan dengan pengetahuan pula bisnis bisa berkembang. Fakta ini yang menjadi awal dari Knowledge Management.

 

Singkatnya ialah bahwa jika kita ingin melakukan bisnis maka langkah paling awal adalah penguasaaan terhadap pengetahuan penting bisnis tersebut. Hubungan ini lebih dikenal sebagai Knowledge – Strategy Link. Lalu bagaimana jika kita ingin mengembangkan bisnis ? Tahapan awal pasti dengan menyusun strategi yang dapat mencapai tujuan bisnis tersebut. Dan bagaimana cara menerapakan strategi tersebut ? Anda pasti tahu jawabannya. Tentu saja dengan menguasai pengetahuan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategi itu. Ini yang lebih dikenal sebagai Strategy – Knowledge Link. Untuk lebih mudahnya saya akan jelaskan melalui gambar berikut :

 

 

Ketika kita melihat gambar tersebut akan semakin jelas kemana arahan Knowledge Management selanjutnya. Berawal dari bisnis yang sudah berjalan saat ini (current business result), kita membutuhkan pengetahuan untuk melakukan bisnis tersebut (current competencies). Jika kita ingin mengembangkan bisnis dengan menyusun target baru (new business target) maka ada kesenjangan (gap) yang muncul. Ini disebut strategy gap. Ketika ada target bisnis baru, maka pasti ada kebutuhan pengetahuan baru (competencies required by business) yang harus dimiliki untuk melakukan bisnis baru. Dari sinilah muncul kesenjangan (gap) antara pengetahuan yang sudah ada dengan kebutuhan pengetahuan baru. Ini yang kita sebut sebagai knowledge gap

 

Inilah kerangka berpikir yang menjadi dasar dari Knowledge Management. Pengetahuan (knowledge) harus sesuai dengan kebutuhan bisnis. Begitupun dengan pengembangan pengetahuan yang harus sesuai dengan strategi pengembangan bisnis. Dengan pola pikir ini, Knowledge Management akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan atau organisasi.

 

Dasar pemikiran ini pula yang menjadi acuan untuk menjawab pertanyaan seberapa penting Knowledge Management bagi perusahaan. Karena pengetahuan sebagai aset utama bagi perusahaan, maka segala sesuatu yang berkaitan dengan pengelolaan pengetahuan (knowledge management) menjadi penting dan strategis. 

 

Jadi, pertanyaannya sekarang ialah, kapan kita harus menerapkan Knowledge Management? Anda yang dapat menjawabnya.


Saya yakin Anda pasti mempunyai pengalaman yang serupa tentang Knowledge Management dan Strategi Bisnis. Saya sangat senang jika Anda mau berbagi pengalaman inspiratif tersebut 

Sukses sharing di KM Masterclass Batch 1

Tuesday, 05 November 2013 22:57

KM Masterclass batch pertama sukses dilaksanakan pada tanggal 9-11 Oktober 2013 yang lalu. Bertempat di Hotel Bidakara, Jakarta, sesi training dihadiri oleh 18 peserta dari 12 perusahaan terkemuka di bidangnya.  

 

Sesi training berjalan dengan lancar dan peserta sangat puas dengan hasil training yang didapatkan. Kepuasan peserta tersebut dibuktikan dari hasil analisis Indeks Kepuasan yang mendapat nilai 80 dari skala 100 (perhitungan detail dapat dilihat disini).



“Pengalaman 3 hari training KM Masterclass sangat berguna bagi saya untuk dapat memulai mengimplementasikan KM di perusahaan. Karena content materi tidak hanya memberikan pemahaman KM dan cara-cara implementasi KM dengan rinci dan terstruktur tapi juga memberikan motivasi/inspirasi untuk memulai KM dan mendapatkan buy-in dari manajemen” - Vonika R., VICO Indonesia 

 

Hari pertama training, peserta memulai dengan perkenalan dan sharing pengalaman mereka dengan KM. Selain itu, peserta juga menyampaikan harapan dari training ini. Sebagian besar peserta berharap dapat menggunakan hasil training untuk memperkuat implementasi KM yang sudah berjalan sebelumnya.

 

 

Sesi dimulai dengan penyampaian pentingnya pengetahuan dan pengelolaan pengetahuan bagi perusahaan. Salah satu topik yang hangat akan diskusi ialah bagaimana perusahaan kelas dunia seperti Starbucks dan Kaskus dapat memanfaatkan intangible assets mereka sebagai sumber keuntungan. Selain itu, dibahas pula tentang framework dan bagaimana menselaraskan KM dengan target dan aktivitas perusahaan.



“This is a great class. We can easily know from A to Z about KM. With several best practice, cases and some practice. Some solution have been provided also for us, which is it’s a plus-plus.” - Lucci A. R., Holcim Indonesia 

Setelah makan siang, peserta antusias mengikuti game Bird Island. Secara singkat, game ini memberikan insight tentang pentingnya melakukan proses Learning Before, During and After dalam setiap aktivitas bisnis. Salah satu grup peserta berhasil memecahkan rekor game yang sudah terstandardisasi internasional ini dengan membangun tower setinggi 3,8 meter.  

 

 

Hari kedua didominasi dengan materi penyusunan Value Proposition, pemilihan Pilot Project serta pemetaan Critical Knowledge. Setelah mendapatkan materi tentang bagaimana menghubungkan bisnis dengan KM, peserta diminta untuk menentukan Value Proposition sebagai fokus bisnis yang akan dibantu oleh KM.

 

Peserta dengan bantuan instruktur juga diminta untuk memilih tiga divisi/bagian/departemen yang akan dijadikan pilot project implementasi KM. Tidak hanya itu, peserta juga menentukan critical knowledge yang akan menjadi fokus pengelolaan pengetahuan.


“Terima kasih!!! Dengan ikut training ini, Alhamdulillah saya dapat banyak ilmu/pengalaman dan knowledge baru. Semoga dapat meningkatkan implementasi KM di perusahaan saya agar semakin membudaya!” - Herry Purnama Sandy, Pertamina EP 

Hari ketiga training adalah sesi yang paling hangat. Materi tentang Community of Practice (CoP), bagaimana cara memulai, mempertahankan serta mensukseskannya mendapat apresiasi tinggi. Tidak hanya itu, peserta juga melakukan simulasi pelaksanaan CoP dan dokumentasinya dengan dibantu oleh instruktur.

 

Materi lain yang juga disampaikan pada hari ketiga adalah tentang Social Network Analysis serta evaluasi implementasi KM.

 

Sesi training diakhiri tepat pukul 17.00 WIB dengan foto bersama dan penyerahan sertifikat oleh instruktur. Beberapa masukan yang diberikan oleh peserta adalah pemilihan tempat yang lebih baik serta kelanjutan diskusi melalu forum online dan Google Drive. 

Secara lengkap, berikut perusahaan-perusahaan yang ikut serta dalam KM Masterclass batch 1:

 

  • Pertamina EP 
  • Chevron 
  • Kalbe Farma
  • Vale Indonesia
  • Kaltim Prima Coal
  • Holcim Indonesia 
  • VICO Indonesia
  • UOB
  • Bursa Efek Indonesia
  • CNOOC SES, Ltd